ビジネスでの電話とメールの使い分けマナーとは？状況に応じた対応を

ビジネスにおいて、取引先の相手などと、電話やメールでやりとりをすることがあるかと思います。

ただ、どのような場合には電話の方が良くて、どのような場合にはメールの方が良いのか、悩む人も多いのではないでしょうか。

使い分けを間違えてしまうと、マナー違反になるかもしれないですよね。

そこで、ここでは、ビジネスでの電話とメールの使い分けマナーについて、詳しく見ていきたいと思います。

ビジネスでの電話とメールの使い分けのマナーとは？

ビジネスでの電話とメールの使い分けとしては、電話に対しては電話で、メールに対してはメールで対応するのがマナーとなります。

例えば、席を外している場合に電話をもらっていたのであれば、メールで返答するのではなく、折り返し電話をするのがマナーとなります。

同様に、メールで連絡をもらっている場合には、メールを返信するのがマナーとなります。

ただ、急用であったり、細かいニュアンスが伝わらない場合などには、電話の方が良い場合もあるでしょう。

そういう意味で、ビジネスでは、電話とメールには、それぞれメリットとデメリットがあります。

では、ビジネスにおける電話とメールのメリット・デメリットについて、見ていきたいと思います。

電話のメリットとしては、以下が挙げられます。

電話は対面のコミュニケ―ションに近いため、確実に相手とのコミュニケ―ションが図れます。

細かいニュアンスなど、メールでは文字では伝わりにくいところまで、上手く伝えることが可能です。

また、メールであれば、相手が読んで文章を作って返信するまで待つ必要がありますが、電話だとスムーズにやりとりが可能です。

ただし、電話には、相手の時間を奪ってしまう可能性があるというデメリットがあります。

こちらは都合が良い時間であっても、相手にとってそうであるとは限りません。

メールには以下のようなメリットがあります。

特に金額など数字に関するものは、証拠として残すことが重要です。

形が残るので、言った言わないといったトラブルを避けることにもつながります。

ただし、メールの場合だと、細かいニュアンスが伝わりにくいというデメリットも発生します。

メリットとデメリットだけでなく、ビジネスにおいて、電話での対応のほうが適切な場合があります。

ビジネスにおいて、電話での対応のほうが適切な場合とは以下となります。

急ぎの用件であったり、トラブルが発生した場合には、すぐにでも連携が必要となります。

メールを打っている間に、トラブルが進行する可能性もあります。

このような場合には、少しでも早く電話をすることが重要です。

何かのお願いをする場合には、メールよりも電話の方が良いでしょう。

お願いの内容にもよりますが、メールでお願いをすると、失礼だと受け取られてしまう可能性があるので注意が必要です。

重要なのは、相手に気持ちが伝わるかどうかですね。

謝罪の場合も同様です。

メールだから相手に気持ちが伝わらないというわけではありません。

ただ、重要な内容をメールで済まそうということの受け取られ方がポイントとなります。

このように、ビジネスにおいては、電話とメールの使い分けのマナーに注意が必要となります。

上記を参考に、良い対応を心掛けましょう！