ビジネスマナーにおいては、電話を受けた際に担当者が不在であれば、伝言をメモしておくことが重要です。
取り引き先やお客様からの重要な電話の可能性もあるため、内容をしっかりと伝言しないとクレームにもなりかねません。
そこで、ここではビジネスにおいて、担当者が不在のときの伝言に関するマナーについて見ていきたいと思います。
メモの取り方についてもお伝えいたします。
目次
ビジネスの電話で伝言を取るのがマナーである理由は？
ビジネスの電話で伝言を取るのがマナーである理由は、情報を正しく残すためです。
もし、電話を受けた際に担当者が不在であり、要件をお伺いしたとします。
その後、担当者が戻ったときに、全ての内容を正しく伝えることは可能でしょうか。
おそらく、不可能に近いと思います。
このような方法であれば、「言った、言わない」といった無用なトラブルを招きかねません。
社内での責任問題だけであれば、まだ良いです。
取り引き先やお客様からの信頼を失うといったことは、必ず避けたいところですよね。
そのようなことを避けるためには、伝言をメモに残してそれを渡せば良いでしょう。
責任を持って伝達したことになります。
では、このように責任を持って電話の内容を伝言としてメモに残すためには、どのような準備が必要でしょうか。
ビジネスの電話で伝言をメモするための準備について
ビジネスの電話で伝言の内容をメモに残すための準備については、以下が重要です。
- 電話の近くにメモを用意しておく
- メモを取る内容をある程度決めておく
- 電話のメモと他のメモを区別する
それぞれについて、詳しく見ていきたいと思います。
電話の近くにメモを用意しておく
当たり前ですが、電話はいつ掛かってくるかわかりません。
また、実際に電話が掛かってくると、意外に焦ってしまう場合もあります。
取り次ぐだけなら大したことはありませんが、いざメモを取るとなったときに、手元にメモがないとパニックになってしまいかねません。
そのような場合でも、スムーズに伝言をメモに残せるように、電話の近くにメモを置いておくようにしましょう。
伝言を残すかどうかに関わらず、電話があった場合には間違えのないようにメモを書く習慣を身に付けておけば安心です。
メモを取る内容をある程度決めておく
電話の近くに伝言用のメモを用意しておいたとしても、何を書けば良いかわからず焦ってしまうという可能性も考えられます。
相手の話したことを全てメモに取るのは非常に困難です。
そのため、電話の内容をメモに残す場合は、必要な項目を考えておくと良いでしょう。
- 相手の会社名
- 担当者名
- 電話番号
- 用件
- 時間
- こちらからの対応
など必要な内容を伝言としてメモに残しておくことが望ましいです。
電話のメモと他のメモを区別する
やってしまいがちなのが、電話の内容を机の上にある他のメモ用紙に書いてしまうことです。
そうすると、電話を切った後に今回書いたものはどれだったのかがわからなくなってしまう可能性が考えられます。
特に電話番号などの数字は、すでに何かが書いてあるメモ用紙に書いてしまうと、どれがどれだけ分からなくなりがちです。
このようなことにならないように、電話の内容をメモするものと、別のメモは分けておくのが望ましいでしょう。
また、電話用のメモもその都度、新しいものを使うことでトラブルを防止することができます。
では、実際に電話の内容をメモしたものを渡す際の注意点・マナーを見ていきたいと思います。
ビジネスの電話における伝言メモを渡す際のマナー
ビジネスの電話に関する伝言メモを渡す際には、以下のマナーに注意が必要です。
- メモを読みやすく書き直す
- できるだけ早く渡す
- 不在の場合には紛失しないように渡す
メモを読みやすく書き直す
電話中に書いたメモは、走り書きのようになっている可能性があります。
また、漢字で書かずにひらがなやカタカナで書いていることも多いでしょう。
そのため、自分だけが読めるような内容のメモを伝言として渡すのは失礼になります。
上司に渡す場合もありますので、失礼のないように清書しておきましょう。
書き直す場合には、電話を切った後すぐに行うことが望ましいです。
なぜなら、走り書きのメモは時間が経つと、何を書いたかわからなくなることがあるからです。
できるだけ早く渡す
メモを作成した後には、できるだけ早く相手に渡すようにしましょう。
少し席を外している程度であれば、戻り次第渡すのが望ましいです。
しばらく戻ってこない場合には、担当者の机の上に置くなどといった対応になります。
その場合にも注意点があります。
不在の場合には紛失しないように渡す
不在の場合には机の上におくことになりますが、メモが紛失しないように注意が必要です。
机の上の他の書類に紛れてしまったり、風で飛んでいってしまったりすると、大変なことになる可能性があります。
そのため、例えばメモ用紙を机の上のPCモニターに貼り付けるなどの配慮が重要です。
また、メモを残すだけでなく、できれば戻ってきた際に、直接、メモの内容について伝達することが望ましいですね。
紙だけ残すのではなく、誰から・どのような要件で・どうしてほしいと言っていたかというのを口頭で伝えることは、社内のコミュニケーションとしても重要です。
上記のように、ビジネスにおいての電話の内容の伝言についてのマナーを参考にしてください。
