ビジネス英語メールでの誠実な謝罪方法

ミスをしてしまった・・・

ということはビジネスの現場では誰にでも起こることです。

そんな時に送らないといけない謝罪メールですが、日本語でも表現に迷ってしまうので英語メールだとなおさら迷ってしまいますよね。

今回は、ビジネス英語で謝罪メールを送るときのポイントと使える表現を紹介していきます。

ビジネス英語メールで謝罪するときのポイント

とにかく早く対応する

謝罪しなければならないことが分かったときは、一刻も早く連絡しましょう。

この記事で紹介している表現や例文をコピペしても良いので、細かいメールの体裁にこだわるよりまずは連絡することが大切です。

事実を説明する

日本人の場合、ついついとにかく平謝りしてしまうということもあるのですがビジネスのやりとりでは避けましょう。

ビジネスで大事なのは問題解決能力です。何が起こったのか分からないままただ謝られても不快に思われるだけなので、何が起きたのかが明確に分かるメールを送りましょう。

アクションを連絡する

事実に加え、発生した問題についてどのように対処するのか・どのように補償するのかといったアクションも明記するようにします。

確認中ということであれば、次いつ連絡できるのかといった期限も連絡するようにします。こちらも問題解決能力を示すことにつながります。

誠実に

絶対にダメなのが、人のせいにしたり言い訳をだらだらと書くことです。

事実とアクションを冷静に伝え、あくまで誠実な対応をとるようにしましょう。

不可抗力によるトラブルであっても、あくまで事実の1つとして書くようにしましょう。

ビジネス英語で使える謝罪メール表現

ビジネス英語での謝罪メールにおいてはこんな表現を使うことができます。

メール件名で使える表現

Sorry For The Inconvenience

Sincerest apologies

We apologize for the confusion

An apology from Takashi

メール本文で使える表現

I want to apologize for〜

I would like to sincerely apologize for〜

We completely understand your disappointment.

I’m really sorry that〜

We appreciate your patience.

適切な表現は謝罪の内容にもよるので、状況に応じて使い分けましょう。

ビジネス英語メールでの謝罪例文

謝罪については状況や深刻度・相手との関係性によって適切な表現が変わるため全てをお伝えすることができませんが、いくつか例文をご紹介するので参考にしてみてください。

納期遅延に対する謝罪

例文

件名：Sorry For The Inconvenience

Dear Mr.Max,

I’m sorry for the delay in delivery. We’re working on the issue right now.

We’ll share our findings and appropriate solutions soon.

Please be patient with us.

Sincerely,

Takashi

例文

件名：Sincerest apologies

Dear Ms.Chen,

I want to apologize for our mistakes when dealing with your previous order. Unfortunately, your order was delayed due to circumstances outside of our control. We understand the impact that this delay has had on your business and want to reassure you that it will not happen again.

You are a valued customer, and we hope you continue to trust us with your business. Please don’t hesitate to contact me if you want to discuss this further.

Sincerely,

Miki

ミーティングに出席できなかったことに対する謝罪

例文

件名：An apology from Nobuhiko

Dear Mr.Keith:

I am sorry I missed your meeting this morning. I know it was very important meeting for new project, and I’m sorry I let you down.

As I mentioned when I called, my son was ill and my husband is out of town. I had to wait until my father could arrive.

I have emailed cost analysis for the project. If there is anything else I can do to make up for my absence, please let me know.

Please accept my apology.

Nobuhiko

間違った製品の情報を送ったことに対する謝罪

例文

件名：Sorry For The Inconvenience

Dear Ms.Jimmy,

We just realized that our staff made a mistake and sent you the information for product A instead of product B that you requested.

Please allow me to apologize on behalf of my employee for our mistake and for any inconvenience or confusion it caused you. We hope this does not affect your purchasing experience.

Please refer to the attached file for the information about product B. If you have any questions, do not hesitate to contact us.

Best regards,

Makoto