英語でも日本語でも、ビジネスでの会議は目的をもって始めなければだらだらとしたものになってしまいます。何をするのかをステップで区切っておきましょう。
今回はすぐに使える7ステップでの進め方をご紹介します。
目次
【7ステップ】これで簡単！ビジネス英語での会議
1. 開始の挨拶・目的の説明
会議メンバーが集まったら、簡単に挨拶して今回の会議の目的を説明しましょう。
Welcome, everyone.
The purpose of today’s meeting is to discuss the problem of new software.
2. 自己紹介
どのような会議かにもよりますが、初めての場合自己紹介を入れると印象が良いです。特に規模が大きい会議の場合は、初めての方にも安心感を与えることができます。
自己紹介については、【3要素で超シンプル】ビジネス英語での自己紹介はこうやる！の記事も参考にしてみて下さい。
Let me introduce myself, my name is Minoru.
I work in the human resources department at ABC.
3. 前回の会議内容確認
こちらは逆に2回目以降の会議の場合となりますが、前回の議題や決まったことについて必ず振り返りを行いましょう。参加者に内容を思い出させることと、今回の会議を円滑に進めることにもつながります。
First, let’s go over the minutes from our last meeting which was held last Monday.
4. 今回の議題確認
前回の振り返りが終わったら、いよいよ今回の議題です。ここはシンプルにまとめて、参加者の目的意識を統一することが大切です。
There are 4 items on the agenda.
First, review last year’s performance.
Second, project updates.
Third, budjet overview.
Lastly, general Q&A.
5. 各議題の議論→要約
議題の1つ1つについて話合いを行います。議題ごとに区切っていくと分かりやすいです。
First, let’s talk about last year’s performance.
6. 全体要約
各議題についての話合いが終わったら、会議のまとめを行いましょう。 Let’s summariseやTo concludeなどを使用して会議で決まったことをまとめていきます。
Ok, let’s summarise. We have agreed to updates for the project.
7. 締め
質問などもなければ、締めの挨拶で会議を終えましょう。
I guess that will be all for today. Thanks for coming.
ビジネス英語の会議で使える厳選フレーズ
ビジネス英語を使った会議の流れは分かりましたでしょうか？流れと表現を覚えておけば怖くないですね。
次に、具体的な会議の場面で使える英語表現をご紹介したいと思います。
内容を確認したいとき
「ちょっと内容が分からなかったのですけれど？」といった場合にはこんな表現で確認しましょう。
Sorry, could you repeat that please?
Sorry I didn’t quite hear that, can you say it again?
I am afraid I didn’t quite catch that.
同意するとき
相手の意見や言ったことに対して同意するときは、こんな表現が使えます。
I agree with you.
That’s exactly how I see it.
同意できないとき
反対に、同意できない場合はこんな表現で主張しましょう。
I’m sorry but I don’t agree with that.
Unfortunately, I see it differently.
意見を求めるとき
あるトピックについて誰かに意見を求めたいときはこんな表現が使えます。
Are there any more comments?
次の議題に進む
1つの議題が終わって、次の議題にうつりたいときはこんな表現を使いましょう。
Let’s move on to budget, which is the next item on the agenda.
The next item on the agenda is new software project.
What do you think about this proposal?
What’s your opinion on this topic?
次の会議日程を決める
全てのトピックについての話し合いが終わったあとは、次回の会議日程を決める必要がありますよね。
Can we fix the next meeting, please?
会議を終える
会議の最後は感謝の表現で終えましょう。
I guess that will be all for today. Thanks for coming.
Thank you all for attending.
まとめ：ビジネス英語の会議は型を意識して進める
復習となりますが、ビジネス英語の会議は下記の簡単7ステップの型を意識して進めましょう。
- 開始の挨拶・目的の説明
- 自己紹介
- 前回の会議内容確認
- 今回の議題確認
- 各議題の議論→要約
- 全体要約
- 締め
英語で話さないといけないだけでも大変なのに、会議の進行まで考えていてはとても回らなくなってしまいます。
今回紹介した7ステップの型と、対応する英語表現をメモして手元においておけば少なくとも流れを考えながら会議を進めることが可能です。
うまく話せなくてもよいので、最低限流れを意識して会議を進めるようにしましょう。
