ビジネスでのメールのやりとりですが、相手側に送信する時間が遅くなってしまうこともありますよね。
このようなビジネスでのメールのやりとりですが、送る時間のマナーというのはあるのでしょうか。
どうしても、夜遅くになってもメールを送る必要がある場合もあるかもしれません。
そこで、ここでは、ビジネスメールの送る時間のマナーについて、詳しく見ていきたい思います。
目次
ビジネスメールを送る時間としてマナー違反にならないのは？
ビジネスメールを送る時間帯としてマナー違反とならない＝適切な時間帯はいつなのでしょうか。
これは、一般的な企業の就業時間が適切となります。
ですので、9時（10時）～17時（18時）が適切だと考えられます。
ただ、会社によって、就業開始時刻や終業時刻は異なります。
また、就業開始直後や終業時刻間近は忙しいので避けたほうが良いという意見もあります。
さらに、休憩中に送るのもビジネスマナー違反とも考えられます。
ですので、よりビジネスマナーとして適切なのは、確実な時間帯を狙うほうが望ましいかもしれません。
送信相手の会社の就業時間を考慮し、以下のように考えるのが良いのではないでしょうか。
- 就業開始1時間後
- 休憩中は避ける
- 終業時刻1時間以上前
- その後の返信に自分自身が対応できない時間帯
近年、日本でも働き方やコンプライアンスが重視される傾向が強くなってきています。
そのため、就業時間外にメールを送ることは、会社同士の信頼関係を崩すことにもなりかねないので、注意が必要です。
パソコンへのメールだから良いと考える人もいるかもしれません。
しかし、人によっては、スマホに通知が来るように設定していることもあります。
そうすると、就業時間外に来た場合にも、「対応しなければいけない」と思ってしまいかねません。
社内におけるビジネスメールも同様です。
明らかに、とっくに退勤してしまってる人にメールを送るのはマナー違反と受け取られかねません。
ただ、そうはいっても、急ぎのメールの場合もあるかと思います。
そのような場合には、メールを送った後に、急ぎである旨の確認電話をすると良いでしょう。
もちろん、電話に関しても、就業時間外にかけるのはマナー違反となります。
では、時間だけでなく、休日にビジネスメールを送るのもマナー違反となるのでしょうか？
ビジネスメールを休日に送るのはマナー違反？
ビジネスメールを休日送るのは、基本的にはマナー違反となります。
この場合の休日というのは、相手側の休日となることに注意が必要です。
- 必ずしも土日祝が休日ではない
- 有給などを取得している場合もある
休日は会社によって異なります。
自分自身の常識を相手側に求めるのは、非常識となってしまう場合があります。
細かいことかもしれませんが、このような小さな積み重ねが、相手側の企業との信頼関係の構築となります。
では、どうしても、夜遅くや休日にメールを送りたいという場合はどうすれば良いでしょうか？
夜遅くの時間や休日にビジネスメールを送りたい場合は？
どうしても、ビジネスメールを夜遅くや休日に送る必要がある場合について見ていきたいと思います。
- 送り忘れ・漏れを避けたい場合
- 相手側が返事を急いでいる場合
- 今日が締切だが就業時間内に間に合わない場合
送り忘れ・漏れを避けたい場合
それほど急を要するメールではなかったとしても、翌日に送信するとなると、「送信を忘れてしまうのでは…」と不安になる場合もあるでしょう。
また、週末の遅い時間に送ることができないので、週明けとなってしまので忘れるかもしれないといったこともあるかもしれません。
そのような場合には、メールの送信時間指定の機能を活用しましょう。
例えば、outlookであれば、オプションのところに「配信タイミング」というボタンがあります。
そこで、いつ送信するのかを設定することが可能となります。
他のメールソフトやブラウザでも同様の機能がありますので、活用してみると良いのではないでしょうか。
もっとシンプルに、会社のPCにメールを送り忘れない旨を記載した付箋を貼っておいても良いですよね。
相手側が返事を急いでいる場合
また、相手側が返事を急いでいる場合に、返信するのが遅い時間帯になってしまう場合などは、遅い時間になってしまったことをお詫びするようにしましょう。
「夜分遅くに申し訳ございません。」「業務時間外に失礼いたします。」などと、遅い時間になったことをお詫びしてから、本題に入るようにしましょう。
今日が締切だが就業時間内に間に合わない場合
こちらも上記同様に、まず、遅い時間になったことをお詫びしましょう。
ただ、この場合には、そもそも、締切のギリギリになってしまったこと自体をお詫びする必要があります。
遅い時間や休日にビジネスメールを送ってはいけない理由は？
最後に、遅い時間や休日にビジネスメールを送ってはいけない理由についてです。
- 相手のプライベートの時間を奪ってしまう
- 会社の労働体制に不信感を抱かれる
- 時間外の対応を要求していると思われる
- 逆に時間外や休日にも対応してくれると思われてしまう
相手のプライベートの時間を奪ってしまう
勤務時間外にメールを送ってしまうことは、相手のプライベートの時間を奪うことになってしまいます。
仮に相手が確認だけで、返信はしなかったとしても、休日などに、仕事のことを考えさせてしまうことにもなりかねません。
会社の労働体制に不信感を抱かれる
失礼なだけでなく、会社として、どのような労働体制になっているのかを疑問に思われる可能性があります。
そのような不信感が募ると、会社同士の今後の付き合いにも影響が出てしまいかねませんよね。
時間外の対応を要求していると思われる
遅い時間や休日に連絡すると、返信や対応を要求していると受け取られかねません。
そのようなことになると、今後の付き合いにも影響が出てしまいますよね。
逆に時間外や休日にも対応してくれると思われてしまう
こちらが、遅い時間や休日に連絡するということは、逆に、向こうからもそのようにして良いと思われる可能性があります。
そうなると、今後、時間外や休日にも返信や対応を求められる可能性があります。
このように、メールの送信時間だけでも、会社同士の付き合いや受け取られ方など大きな影響が考えられます。
上記を参考にマナーを守って、ビジネスメールのやりとりをするように心掛けましょう！
