対面でのコミュニケーションよりも、電話のほうが緊張することもありますよね。
仕事となれば、社内での電話でもビジネスマナーに注意が必要です。
ただ、慣れてないと社内での電話もどう対応して良いのか悩むものです。
そこで、ここでは、社内での電話のビジネスマナーについて、詳しく見ていきたいと思います。
目次
社内電話のビジネスマナーとは？
社内電話であっても、通常と変わらないビジネスマナーが必要となります。
その理由は以下です。
- 社会人としての基本であるため
- 円滑なコミュニケーションを図るため
- 所属部署や自分自身のイメージのため
社会人としての基本であるため
社内であっても、電話でのやり取りの際には、基本的なビジネスマナーが必要となります。
特に、顔が見えないため、失礼な態度をとることは望ましくありません。
お互いに気持ちの良い社会人としての対応を心がけましょう。
円滑なコミュニケーションを図るため
会社内では一人で仕事をしているわけではありません。
チームワークが必要となります。
そのため、円滑にコミュニケーションを図り、うまく連携が取れるようなやりとりが必要です。
所属部署や自分自身のイメージのため
社内電話だからと、雑な対応をしてしまうと、所属部署や自分自身のイメージが悪くなってしまいます。
そのようなことは、社内での評価にもつながります。
これらを意識し、社内電話では以下のビジネスマナーに注意しましょう。
- きちんと名前を名乗る
- ビジネス敬語を用いる
- ねぎらいの言葉を用いる
きちんと名前を名乗る
当たり前のことですが、きちんと部署名や名前を名乗りましょう。
相手が自分よりも下の立場であっても、ぞんざいな態度は望ましくありません。
ビジネス敬語を用いる
また、社内であっても、電話の場合には、特に敬語などの言葉遣いに注意が必要です。
ねぎらいの言葉を用いる
「お疲れ様です、〇〇（部署名など）の△△です」などと、ねぎらいの言葉を用いましょう。
用件をやりとりが終わった際には、当然、お礼も必要です。
では、社内電話をかけるときにはどのような点に注意が必要なのでしょうか。
社内電話をかけるときの注意点は？
社内電話をかけるときには、以下のような点に注意が必要です。
- 相手の時間を奪うことを意識する
- 用件を端的に伝える
- メモを取れるようにしておく
相手の時間を奪うことを意識する
電話というのは、用件があるから掛けるものです。
しかし、相手には用件はありません。
また、当然、会社内にいるので、業務中となります。
その相手の時間を奪うものであることを意識する必要があります。
用件を端的に伝える
相手の業務時間を奪うものであるため、用件は端的に伝えられるようにしておく必要があります。
メモを取れるようにしておく
社内電話では、業務に関するやりとりを行うことになります。
そのため、食い違いなどの内容に、話し合った内容や決定した内容は、メモしておくのが望ましいでしょう。
打ち合わせの日時や納品数量、金額などは間違いのないように注意が必要です。
では、社内電話を受ける際にはどのような点に注意すればよいでしょうか。
社内電話を受ける際の注意点は？
社内電話を受ける際には以下の点に注意が必要です。
- メモを取れるようにしておく
- 不在の場合の対応に注意する
メモを取れるようにしておく
社内電話では、業務に関するやりとりを行うことになります。
掛けた場合と同様に掛かってきた際にも、食い違いなどの内容に、話し合った内容や決定した内容は、メモしておくのが望ましいでしょう。
不在の場合の対応に注意する
取り次ぐ相手が不在の場合もあるでしょう。
そのような場合には、必ず、時間や相手、折り返すのかどうかなどをきちんとメモにしておきましょう。
また、そのメモを相手に渡す際にも注意が必要です。
社内でのメモのやり取りは、会社によってルールがあると思います。
ただ、机の上に置いておくだけだと、何かの拍子にどこかに飛んでいくかもしれません。
貼り付けておくなど対応に注意が必要です。
社内電話であっても、言葉遣いや対応には、ビジネスマナーを意識する必要があります。
上記を参考に、気持ちの良いやりとりを心がけましょう！
