ビジネスにおいて、電話の取次ぎには、マナーに注意が必要です。
取り引き先など重要な電話の場合には、失礼のないように対応したいですね。
ただ、そのような場合に、担当者が不在ということもあります。
そこで、ここでは、ビジネスにおける電話で担当者が不在の場合の対応マナーについて、詳しく見ていきたいと思います。
目次
ビジネス電話での担当者不在時の対応マナーとは？
ビジネス電話において、担当者が不在の場合に注意すべきマナーは以下となります。
- 今後の対応の確認
- 代わりにできることがあるか確認
- 相手先の確認
今後の対応の確認
担当者が不在の場合には、どのような対応を希望されるのかを確認する必要があります。
一般的には、「戻り次第折り返す」「伝言を承っておく」の2点をお伝えすることになります。
その際に、相手方の都合で、「こちらから改めます」との場合もありますので、その場合は、そのようにしましょう。
代わりにできることがあるか確認
担当者が不在であっても、その担当者以外でも対応できる場合が考えられます。
そのため、簡単に用件をお伺いし、「代わりに対応できることはないか」確認するようにしましょう。
相手先の確認
折り返しの電話をする場合など今後のやりとりをスムーズに行うため、相手先の情報を聞き取り、メモなどを残しておきましょう。
- 会社名
- 担当者名
- 電話番号
- 用件
- 折り返しの電話の都合の良い時間帯
では、ビジネス電話では、担当者が不在のときにどのようなことに注意すれば良いでしょうか。
ビジネス電話での担当者不在時の注意点は？
ビジネス電話では、担当者が不在のときに以下の点に注意が必要です。
- メモを残すこと
- スケジュールを確認できるようにすること
メモを残すこと
折り返しの電話をすることになったとしても、相手先の会社名や電話番号、担当者名などがわからなければ対応できません。
必要な内容については、間違いなくメモしておくようにしましょう。
スケジュールを確認できるようにすること
また、折り返しの電話をする場合に、相手側の都合を確認することになると思います。
しかし、こちらの不在だった担当者のスケジュールがわからなければ、折り返しの電話ができるかどうかわかりません。
このような場合には、担当者のスケジュールを正しく確認できるようにしておきましょう。
では、ビジネス電話では、担当者不在時には、どのように対応するのが良いのでしょうか。
ビジネス電話での担当者不在時の対応方法について
ビジネス電話では、担当者不在時には、以下のように対応しましょう。
- 不在のお詫びと不在の理由について
- その後の対応の確認
基本的にはこの流れで伝えるようにしましょう。
ただ、不在の理由によって伝える内容は若干異なります。以下を参考に適切に対応しましょう。
席を外している場合
トイレや休憩などで席を外している場合には、「申し訳ございません。あいにく席を外しております。戻り次第、折り返しご連絡いたしましょうか」と伝えるのが良いでしょう。
外出している場合
外出している場合には、戻り時間を伝えた上で、対応を確認するのが望ましいでしょう。
「申し訳ございません。あいにく外出しております。17時には戻る予定ですので、戻り次第ご連絡いたしましょうか」などと伝えることになります。
ただ、この場合には、少し時間が空いてしまうので、相手側の都合を確認する必要があります。
来客対応中（電話中）の場合
この場合も同様です。
「申し訳ございません。あいにく来客対応中となります。15時には戻る予定ですので、戻り次第ご連絡いたしましょうか」などと伝えることになります。
来客対応や電話対応であれば、それほど時間がかかりませんが、その後の相手側の都合は確認する必要があります。
出張中の場合
出張中の場合には、すぐに対応できない可能性があります。
対応できる場合には、出張先から折り返し連絡をすることになります。
ただ、対応できない場合には、「申し訳ございません。あいにく出張で15日まで不在としております。よろしければ私がご用件を承りましょうか。」など代わりに用件を伺うなどの対応が必要となります。
休暇中の場合
「申し訳ございません。本日お休みをいただいております。」などと伝え、折り返しの確認をすれば良いでしょう。
ただし、クレームなどの場合には、休暇中であると伝えるのが好ましくない可能性もあります。
そのような場合には、「終日不在となっております。」などのような伝え方が望ましいでしょう。
退社してしまった場合
退社してしまった場合も、相手側はまだ働いているのに、帰ってしまったと不快に感じられる可能性があります。
ですので、「申し訳ございません。本日は終日戻らない予定となっております。」と伝えた上で対応を確認します。
退社の事実を伝えても問題ない場合には、そのように伝え、対応について確認すれば良いでしょう。
このように、担当者が不在の場合には、ビジネスマナーに注意し、適切な対応を行えるようにしておきましょう！
