ビジネスにおいて、電話でのマナーは重要となります。
電話を受けた際、取り次ぐ担当者が休みの場合には、どのように対応するのが良いのか悩む人も多いのではないでしょうか。
そこで、ここでは、ビジネス電話において、担当者が休みの場合の対応方法・マナーについて、詳しく見ていきたいと思います。
目次
ビジネス電話において担当者が休みの場合の対応方法は？
ビジネス電話において、担当者が休みの場合の対応方法は、以下となります。
- 担当者が不在あることをお詫び
- 休みであることを伝える
- 今後の対応について確認
担当者が不在あることをお詫び
まずは、相手方が話したい担当者に取り次ぐことができないことをお詫びします。
せっかくお電話をいただいたのに、取り次ぐことができないので、その旨を伝えます。
休みであることを伝える
そして、不在である理由が、休みであることを伝えます。
基本的には、不在の理由が休みであると相手に伝えることが大切です。
変に気を回すなど、電話に出られない理由をごまかすと、相手から何度も連絡が来たり、食い違いや矛盾が発生する可能性があります。
そうすると、心証が悪くなるだけでなく、クレームにつながる可能性が考えられます。
今後の対応について確認
担当者が休みであることを伝えた後は、今後の対応の確認を行います。
休み明けに折り返しの電話をするのか、その場合に都合の良い時間はあるのかなどを確認しておきます。
また、承った内容は、メモなどに残しておくことに注意が必要です。
ただ、休みが1日だけであれば良いですが、長期休暇を取っている場合などは、どのように対応するのが良いでしょうか。
ビジネス電話において担当者が長期休暇などの場合の対応方法は？
長期休暇を取っている場合には、長期休暇中であることを伝えます。
「申し訳ございません。あいにく長期休暇中でございます。次は、○日に出社の予定でございます。」と、長期休暇中であることと次の出社予定日を伝えます。
このときには、以下の点は個人情報の観点から、伝えないように注意が必要です。
- 担当者が休んでいる理由
- 担当者の具体的な行き先
- 担当者の自宅住所
- 担当者の個人の携帯番号
ですので、「休みを取っております。」「終日不在にしております。」などを伝えるのみで問題ありません。
ただ、休み明けに対応するのが、少し先になってしまうため、代わりに対応できるのかを確認するようにしましょう。
また、休み中であっても、連絡があった旨を担当者には伝えておいた方が良いです。
ただ、ビジネス電話では、担当者が休みであると伝えないほうが良い場合もあります。
ビジネス電話で担当者が休みだと伝えない方が良い場合とは？
ビジネス電話で担当者が休みであると伝えないほうが良い場合とは、クレームの場合です。
クレーム電話の対応の場合には、「休み」であることを伝えることで、クレームをさらに増長させてしまう可能性があります。
このような場合には、「終日不在にしております。」といったように、対応ができないことが伝わるようにしましょう。
また、クレームであれば、電話の内容もしっかり確認するように注意が必要です。
このように、ビジネス電話では、担当者が休みの場合には、基本的には、以下のことを伝えるようにしましょう。
- 担当者が不在あることをお詫び
- 休みであることを伝える
- 今後の対応について確認
ただし、長期休暇やクレームの場合には、臨機応変な対応が求められます。
上記を参考に、良い電話対応のマナーを身に付けましょう！
