仕事をしている人にとって、必須ともいえるのがアポイントです。
アポイントとは、アポイントメント（英語で約束や予約を意味する）のことで、お客様や取引先を訪問する前に、先方の都合に合わせて訪問日時を取り付けることを言います。
アポイントは、社会人として覚えておきたいビジネスマナーの基本です。
そこで、ここでは、ビジネスマナーの代名詞ともいえるアポイントの取り方や注意点について、ご紹介します。
目次
基本のビジネスマナー！アポイントを電話で取る場合
基本のビジネスマナーとして、アポイントを電話で取る場合の取り方と注意点を見ていきましょう。
アポイントを電話で取る場合に伝えること
まず、アポイントを電話で取る場合に必ず伝えることは以下の３点です。
- 訪問目的（用件）
- 所要時間
- 同伴者の有無
訪問目的（用件）
まずは会社名や部署・自身の名前を名乗ったあと今回の電話の用件を伝えます。
〇〇の件で、と「訪問の目的」や「どんな用件か」を明確にします。
所要時間
約束を取り付けるにあたって、所要時間がどれくらいなのか伝えます。
先方の前後のスケジュールによっては「○○分だけでもお時間頂戴できますか。」と提案することもできます。
同伴者の有無
訪問に同伴者がいる場合は、同伴者の役職や名前も併せて伝えておきましょう。
これらを先方に伝え、都合を調整しながら約束の日時を決めます。
いくつか候補を挙げてほしいと言われることもあれば、先方が提示する場合もあるので、臨機応変に対応します。
電話でのアポイントの約束は聞き間違いが生じやすいので、最後に約束の日時の復唱を忘れず行いましょう。
アポイントを電話で取る場合の注意点
次に、アポイントを電話で取る場合には以下の２点に注意しましょう。
- 声のトーン
- 正しく丁寧な言葉遣い
声のトーン
電話は自分の表情や相手の表情が分からないので、声のトーンで明るさを表現します。
ぼそぼそと話さず、はっきり明瞭に話すようにします。
はっきりと話すことで、聞き違いも防止できます。
正しく丁寧な言葉遣い
正しく丁寧な言葉遣いも大切なビジネスマナーの一つですよね。
こちらの記事では、ビジネスマナーとして正しい言葉遣いを一覧で掲載しています。ぜひご活用ください。
以上、基本のビジネスマナーとして、アポイントを電話で取る場合の取り方と注意点をご紹介しました。
次は、基本のビジネスマナーとして、アポイントをメールで取る場合の取り方と注意点を見ていきましょう。
基本のビジネスマナー！アポイントをメールで取る場合
基本のビジネスマナーとして、アポイントをメールで取る場合の取り方と注意点を見ていきましょう。
アポイントをメールで取る場合に記載すること
まず、アポイントをメールで取る場合に必ず記載することは以下の3点です。
- 件名
- 宛名・あいさつ文
- 用件・候補日時
件名
件名には適切な文字数と必要な情報を盛り込みましょう。
開封してもらいやすくするため、件名だけで内容が分かることを意識します。
会社名や商品名を記載し、記号で囲むと効果的です。
宛名・あいさつ文
当然ですが、宛名やあいさつ文はビジネスマナーの基本中の基本です。
用件を急ぐあまり、書き忘れないようにしましょう。
面識のある相手であれば、「平素より大変お世話になっております」、初めてメールを送るなら「突然のメールでのご連絡失礼いたします」と状況により使い分けます。
用件・候補日時
その後用件を記載していきます。
メールの場合は、こちらから候補日時を複数記載しておくと良いでしょう。
アポイントをメールで取る場合の注意点
次に、アポイントをメールで取る場合には以下の２点に注意しましょう。
- 返信期限の記載
- 正しく丁寧な文章
返信期限の記載
返信期限を記載すると急かしているようですよね。
けれども、返信期限の記載がないといつまでに返信しないといけないのかが明確でないので、逆にスケジュールが立てにくいです。
もちろん返信期限は自身の日程調整にも役立ちますので、記載するようにしましょう。
正しく丁寧な文章
話し言葉でも書き言葉でも正しく丁寧な言葉遣いがビジネスマナーの一つです。
特にメールは誤字・脱字をしっかりチェックしてから送信します。
以上、基本のビジネスマナーとして、アポイントをメールで取る場合の取り方と注意点をご紹介しました。
最後に、電話アポイントにおいて聞かれるちょっとしたビジネスマナー論争をご紹介します。
電話アポイント番外編！「今、お時間よろしいですか」は要らない？
電話アポイントにおいて、「今、お時間よろしいでしょうか」という声掛けに関するビジネスマナー論争をご存じでしょうか。
SNS上で、このような意見を見つけました。
#sekkaku_tbs #せっかくグルメ
電話でアポ取る時、
「今お時間よろしいですか？」
というのはやめてほしい、、、
最近若手が真似します💦
電話とる時点でもう時間取ってるので、早く要件を伝えてほしい。
怒ってるわけじゃなくて、こういうのがビジネスマナーと思われるのを避けたいです😢— なごみ (@yoko84153115142) July 2, 2023
また別のサイトでも同様の意見がありました。
電話をかけた相手にまず初めに、 「今、大丈夫ですか？」と聞く人がいますが、 大丈夫じゃなかったら電話に出ませんよね？ そう言われたら 逆に腹が立つ自分はひねくれ者ですか？（yahoo知恵袋より）
みなさんはどう感じるでしょうか。
個人的には、「今、お時間よろしいですか」と断りもせず突然用件をベラベラと話し出す方がビジネスマナー違反と感じます。
実際、調べていると「今、お時間よろしいですか」はビジネスマナーの一つだと認識している人の方が圧倒的多数でした。
テレアポの営業電話だからこそ、「お時間よろしいですか？」くらい聞いたらどうかと思う。
話を聞く以前に、最低限の気配り・配慮ができない人の営業は（たとえ必要なものであっても）受けたくないものである。
— TomoakiTANAKA (@TanakanoAnchan) September 8, 2014
さらに言えば、前掲のyahoo知恵袋の質問には16件の回答がありましたが16件とも、質問者の考え方に対して否定的な立場でした。
「今、大丈夫ですか？」と必ず聞きます。
大丈夫じゃなかったら電話に出ないなんてことないですよ。
親の年齢を考えても、緊急の用事や急病かもしれないと思うと必ず出ます。逆に、食事の支度中や手が離せないときなのにいきなり用件に入られるほうが迷惑です。
「今、大丈夫ですか」は相手への気配りだと思っていました。
こんな風に受け取る人がいるとはショックです。（前掲のyahoo知恵袋質問に対する回答より）
ただ、まずはメールでアポイントを取ってほしいという意見もチラホラ見られました。
ベンチャーに多いケースなんだけど、資料ダウンロードしたら当たり前に電話してきてWEB面談のアポ取ろうとするの本当やめて欲しい。今日なんて最初に「15分程お時間よろしいですか？」って、いいわけないだろ😇
特に今の医療業界には最悪の悪手。
ファーストタッチはメールにしとこ？— カサノ (@bkis_bot) February 3, 2022
ビジネスマナーは社会とともに変化していくものですから、状況や環境に合わせて柔軟に対応することが求められる時代を私たちは生きているのかもしれませんね。
