日常生活において、「初めに対応してくれた人」の印象がその商品や会社の印象になってしまった経験はありますか？
受付は「会社の顔」とも呼ばれ、ときに、会社や商品のイメージを印象付けてしまうほど強い影響力を持つこともあります。
そんな受付に必要なビジネスマナーはなんでしょうか？
そこで、ここでは、受付に必要なビジネスマナーを、訪問・来客対応から取り次ぎまでご紹介したいと思います。
目次
受付に必要な基本のビジネスマナーとは？
受付に必要な基本のビジネスマナーを見ていきましょう。
- 笑顔で明るく
- 身だしなみを整える
- 丁寧で正しい言葉遣い
- 素早く正確に
順番に見ていきましょう。
笑顔で明るく
受付において最も大切な基本のビジネスマナーと言っても良いでしょう。
どんなときでも笑顔を忘れず、常に明るく振舞うようにしましょう。
笑顔は口元だけで作るものではありません。
目元にも気を配り、自然で明るい笑顔で対応しましょう。
身だしなみを整える
受付が気をつけるべき身だしなみのポイントは、
- 髪型
- 服装
- 爪
- 口臭や体臭
などです。清潔感が印象を左右するので、定期的にチェックしましょう。
髪は明るすぎず派手すぎない髪型が好ましいです。長すぎる場合はまとめる等工夫をしましょう。
服装は、汚れやシワがないかチェックします。
爪は短く整え、ハンドオイル等で手入れをしましょう。
口臭や体臭がしないか、タバコのにおいや衣料用洗剤の香りはきつくないか、チェックします。
丁寧で正しい言葉遣い
敬語には丁寧語・尊敬語・謙譲語があります。
正しい言葉遣いは基本のビジネスマナーです。
こちらの記事では、ビジネスマナーの言葉遣いを一覧でご紹介しています。参考にしてくださいね。
素早く正確に
受付では、訪問者を待たせることなくスムーズに対応できるように心がけましょう。
そうはいっても、慌てて取り次ぎを間違ってしまっては本末転倒です。
素早く正確に、を心がけます。
ただし、ビジネスの世界では想定外のことも起こり得ますので、臨機応変に対応することも必要となるでしょう。
以上、受付に必要な基本のビジネスマナーを見てきました。
次に、受付での訪問・来客対応から取り次ぎまでを見ていきましょう。
受付での訪問・来客対応から取り次ぎはどうする？
受付での訪問・来客対応から取り次ぎまでを見ていきましょう。
- 席を立って挨拶
- 会社名・名前を確認
- アポイントの有無を確認
- 取り次ぐまたはご案内
順番に見ていきましょう。
席を立って挨拶
お客様に気づいたら、立ち上がってこちらが先に挨拶をしお辞儀します。
「いらっしゃいませ。」
「おはようございます。」
「こんにちは。」
その場面で適切な挨拶をしましょう。
会社名・名前を確認
必ずお客様の「会社名・名前」を確認します。
「恐れ入りますが、お名前と会社名をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
というように、「恐れ入りますが」とワンクッション置くとスムーズな印象です。
アポイントの有無を確認
次に、アポイントを取られているか確認します。
「お約束をいただいておりますでしょうか。」「どのようなご用件でいらっしゃいますか。」
アポイントがない（飛び込み等）場合、お断りするのかどこかへ取り次ぐのかは会社ごとに異なります。
マニュアル等を確認するようにしてください。
取り次ぐまたはご案内
「担当者にお繋ぎしますので、少々お待ちいただけますでしょうか」と言って担当へ取り次ぎます。
ご案内まで業務に含まれている場合は、適切な場所までご案内します。
以上、受付での訪問・来客対応から取り次ぎまでを見てきました。
最後に、受付に必要な心構えをご紹介します。
受付に必要な心構えとは？
最後に、受付に必要な心構えをご紹介しましょう。
- 「会社の顔」であることの自覚
- おもてなしの気持ち
- 臨機応変な対応
順番に見ていきましょう。
「会社の顔」であることの自覚
冒頭でも申し上げましたが、受付は会社や商品の印象を決めてしまいかねないほど強い影響力があることもあります。
常に「会社の顔」であることを意識し、いつも一挙手一投足を見られているという気持ちで業務にあたりましょう。
おもてなしの気持ち
日々の業務をこなしていると忘れてしまいがちですが、受付は一番初めにお客様を迎え入れる役目があります。
したがって、「お待ちしておりました。」「ようこそお越しくださいました。」という、おもてなしの気持ちを忘れないようにしましょう。
臨機応変な対応
スケジュール通り進まないこともありますし、手違いだって起きるやもしれません。
そんなとき、受付が焦って慌てるのではなく、臨機応変な対応が求められます。
不安に思っているお客様を安心させることが必要な業務かもしれません。
その時その時に、求められていることは何かを考えられるよう心がけましょう。
