ビジネスの世界で、電話対応は避けられないですよね。
電話の受け方にはビジネスマナーがあります。
そのせいか電話対応が苦手だ・好きではないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、ここでは、電話の受け方のビジネスマナーについて、心構えや事前にできる準備も含めてご紹介したいと思います。
目次
電話の受け方のビジネスマナーの基本！
まずは、電話の受け方に関するビジネスマナーの基本をご紹介します。
- 受話器は3コール以内に取る
- ビジネスの電話で「もしもし」はNG
- 大切なことは復唱する
- 相手が電話を切るのを待って切る
これらは、押さえておきたい電話の受け方ビジネスマナーの大原則といえるでしょう。
順番にもう少し詳しく見ていきます。
受話器は3コール以内に取る
これは、相手を待たせないようにするという趣旨ですね。
ほとんどの企業が、この「3コール以内に取る」というビジネスマナーを実践しています。
ですから、出るまでに4コール以上かかってしまうと待たされていると感じてしまうかもしれません。
出るまでに待たせてしまった場合には「お待たせいたしました。株式会社○○です。」と一言添えましょう。
ビジネスの電話で「もしもし」はNG
電話と言えばもしもし、もしもしと言えば電話と言えるくらい日本人にとって「もしもし」は電話言葉ですよね。
ただし、ビジネスマナーとしては電話で「もしもし」はNGです。
ビジネスシーンで使用するのにふさわしくない理由としては、「もしもし」にはカジュアルな言葉で砕けたイメージがあるそうです。
確かに、もしもしというのは家族や友人との電話で使用するイメージですよね。
大切なことは復唱する
電話対応の難しいところは、声が遠かったり聞き取りにくいところではないでしょうか。
しかしビジネスの電話では、先方の名前や用件、連絡先など聞き漏らしてはならない大切な情報がたくさんありますよね。
もし正確に聞き取りにくい場合や聞こえなかった場合は、そのままにせず、聞き直しましょう。
さらに、きちんと聞き取れたと思っても、確認のため復唱する癖を身につけましょう。
相手が電話を切るのを待って切る
電話の一般的なマナーとして、「電話をかけた方から切る」というものがあります。
ビジネスマナーもこれに倣いますので、電話を受けた場合は、相手が先に電話を切ってからこちらも切ります。
ただ、場合によって数秒経っても切れないこともありますので、その場合はフックをそっと指で押さえこちらから切ります。
ガチャンという受話器の音がしないように気をつけます。
以上が、電話の受け方に関するビジネスマナーの基本です。
次に、電話を受ける場合の心構えや事前にできる準備について見ていきましょう。
電話を受ける場合の心構えや事前準備は？
電話を受ける場合の心構えや事前にできる準備について見ていきましょう。
- 電話は明るい声を心がける
- 電話対応は会社の代表という意識を持つ
- メモの準備
まずは心構えから、そして実際にしておくべき事前準備の順に見ていきましょう。
電話は明るい声を心がける
電話は相手の顔が見えず、声だけで印象が決まります。
電話では、普段よりも少し高めの明るい声で応対するようにしましょう。
電話対応は会社の代表という意識を持つ
電話は相手の顔が見えず、声だけで印象が決まるのは今述べた通りです。
特にビジネスのシーンでは、電話の印象＝会社の印象となってしまいますよね。
自分の声、電話対応が会社のイメージを作っているという自覚を持って応対するようにします。
メモの準備
最後に、電話を受ける場合に実際にしておくべき事前準備です。
電話を受ける場合、相手の名前や連絡先・用件をメモする必要が出てきます。
社内の誰かに伝言として伝えることも考えられますよね。
電話のそばには常にメモと筆記具を用意しておきましょう。
以上が、電話を受ける場合の心構えや事前にできる準備です。
最後に、電話の受け方のビジネスマナーを身につけるにはどうすればいいのか、見ておきましょう。
電話の受け方のビジネスマナーを身につけるには？
電話の受け方のビジネスマナーを身につけるにはどうすればいいでしょうか。
- 実践を重ねること
- 積極的に電話を取ること
実践を重ねること
とにかく実践を重ねることです。
先輩や上司にも一度、「どうしたら電話対応ができるようになるのか」相談してみてください。
きっと、「慣れだよ、慣れ～」とか「実践あるのみ！」と答えが返ってくるでしょう。
積極的に電話を取ること
そのためには、まずは臆することなく積極的に電話を取りに行くしかありません。
電話対応嫌だな・苦手だなと思っている人は、特に意識しないと手が出ないと思います。
「会社に掛かってくる電話は、自分が一番に取る」という気持ちをもって、積極的に電話を取りにいきましょう。
