ビジネスツールとしてメールやビジネスチャットはかなり普及してきましたね。
ただ、相変わらず電話も健在です。
特に急ぎの用件や込み入った用件の場合、電話はやはりビジネスにおいても人気のツールです。
そんな電話の難点と言えば掛かってきたときに出られない場合があることです。
相手から不在着信があった場合、折り返し電話の必要がありますが、その際のビジネスマナーをご存知でしょうか。
そこで、ここでは、電話の折り返しの場合の基本のビジネスマナーや注意点について、詳しく見ていきたいと思います。
目次
電話の折り返しの場合の基本的なビジネスマナーは？
まずは、電話の折り返しの場合の基本のビジネスマナーを確認しましょう。
- できるだけ早く折り返し
- 折り返しの時間帯に注意
- 電波状況や騒音に注意
- 電話に出られなかったことを詫びる
順番に、詳しく見ていきましょう。
できるだけ早く折り返し
折り返し電話をしないといけない時点で、既に相手を待たせています。
あるいは、相手の何かしらの作業が止まっているということも考えられます。
不在着信に気が付いたらできるだけすぐに折り返し電話をするようにしましょう。
折り返しの時間帯に注意
できるだけすぐに折り返しましょうと言っても、いつ何時でも良いわけではありません。
相手にも就業時間がありますし、休憩時間もあります。
おおむね、勤務開始直後や終業直前はバタバタとしているものです。
相手の立場に立って考えてみて、折り返し電話として無理のない時間を選びましょう。
電波状況や騒音に注意
さらに、すぐに折り返すと言っても場所も電話をするのに適切な場所を選びましょう。
電波が届きにくかったりや騒音がするような場所は避け、相手の話がしっかり聞き取れる場所から折り返しの電話をします。
電話に出られなかったことを詫びる
折り返し電話をしてすぐに本題に入るのはビジネスマナーとしてNGです。
先ほども述べたように、折り返し電話の時点で、既に相手を何かしら待たせている状態ですから、まずは電話に出られなかったことをお詫びしましょう。
以上が、電話の折り返しの場合の基本のビジネスマナーです。
次に、折り返し電話の前にしておく準備を確認しましょう。
折り返し電話の前にしておく準備は？
折り返し電話の前にしておく準備を確認しましょう。
- 留守電やメール・メモの確認
- 相手の情報の確認
- メモの準備
順番に、詳しく見ていきましょう。
留守電やメール・メモの確認
折り返しをする前に、相手からの留守電・メールが届いていないか確認しておきましょう。
不在の場合の電話なら、伝言やメモが残されていることも多いです。
聞き取った担当者に確認をしてから、折り返しするようにしましょう。
相手の情報の確認
同時に、どこの誰からさらにはどんな用件での電話だったのかを確認した上で折り返すと、その後の会話がスムーズです。
メモの準備
折り返しの電話に限りませんが、電話のときにはメモの準備がビジネスマナーと言えます。
覚えられたつもりでも記憶違いは起きるものですから、大切なことはメモする習慣をつけましょう。
以上が、折り返し電話の前にしておく準備です。
最後に、折り返し電話の対応方法をシーン別に紹介します。
シーン別！折り返し電話の対応方法とは？
折り返し電話の対応方法をシーン別に見ていきましょう。
- 伝言がある場合
- 折り返して相手が不在の場合
- 折り返して相手が取り込み中の場合
順番に、詳しく見ていきましょう。
伝言がある場合
伝言やメールが入っている場合は、あらかじめ確認した上で折り返すのがビジネスマナーでしたよね。
その伝言やメールの中に、相手からの要望や問い合わせがあればそれに対する応答を準備してから折り返します。
そうでなければ、相手はもう一度同じことを伝えなくてはいけなくなります。
折り返して相手が不在の場合
電話の入れ違いはよく起こります。
外出が多くてつかまりにくい相手であれば、いつ戻る予定なのかを聞いておくと良いでしょう。
また、折り返したけれども留守電だった場合には、「また〇時頃、お電話差し上げます」と入れておくと良いでしょう。
折り返して相手が取り込み中の場合
折り返して電話にでられてとしても、そのまま本題に入ることができない取り込み中の場合もあります。
その場合は、いつかけ直せばよいか尋ねておき、その時間にもう一度折り返すようにしましょう。
相手によっては「取り込み中なのであとでかけ直します。〇時頃のご都合いかがですか？」と、こちらの都合を聞いてくることもあります。
折り返さなきゃ！と気負わず、その場の状況や相手の提案に応じて臨機応変に対応できることも大切なビジネスマナーの一つですね。
