請求書や契約書などの書類を送付する際に、一緒に添えて送るものを送付状と呼びます。
送付状は、郵送の際でもFAXの際でも送付することがビジネスマナーとされています。
そこで、ここでは、送付状の役割や意味、基本の書き方のビジネスマナーについてご紹介したいと思います。
目次
ビジネスマナーである送付状の役割や意味は？
ビジネスマナーの一つである送付状には、どんな役割や意味があるのでしょうか。
- 差出人の挨拶
- 送付物の中身
- 補足説明
ビジネスマナーとして、送付状に最低限必要な項目は以上です。
順番に見ていきましょう。
差出人の挨拶
送付状には挨拶の文言を記載しますが、同時に差出人を明記することで、誰からの送付物かを分かり易くすることができます。
送付物の中身
送付状にはどんな書類を何通送付しているのかを明記するため、送付物の中身が分かり易く確認できます。
補足説明
書類を送付した理由や、返送の必要があるならその期限などを書くこともできます。
以上、ビジネスマナーの一つである送付状には、どんな役割や意味があるのか見てきました。
次に、送付状の基本的な書き方のビジネスマナーをご紹介しましょう。
送付状の基本的な書き方のビジネスマナーとは？
送付状の基本的な書き方のビジネスマナーをご紹介しましょう。
送付状の記載内容は以下の通りです。
- 送付年月日
- 宛名（送付先の情報）
- 差出人の情報
- 表題（タイトル）
- 本文
- 送付内容
順番に見ていきます。
1.送付年月日
送付年月日は、最上部に右寄せで記載します。郵送に同封する場合は投函日を記載します。
2.宛名（送付先の情報）
日付の下の行に左寄せで宛先を記載します。先方の社名は正式名称で記載します。
社名の下に、部署名・担当者名・敬称を記載します。
会社や部署に送付する場合敬称は「御中」、個人宛に送付する場合は敬称は「様」と記します。
3.差出人の情報
宛先の次の行に右寄せで差出人情報を記載します。
記載内容は、住所・電話番号・FAX番号・会社名・部署名・役職名・担当者名です。
4.表題（タイトル）
表題は本文より少し大きめのフォントで中央寄せで記載しましょう。
よくある表題としては、「書類送付について」「○○送付の件」です。
5.本文
本文の前に、手紙を書く場合と同様、ビジネスでも「拝啓」を頭語として添え、「拝啓」の次は、挨拶文を記載します。
そして、どのような趣旨で書類を送ったのか、補足情報などを記載します。
6.送付内容
本文の数行下の中央に「記」と記して、その下に同封書類の種類と枚数を記載します。
最後に、右寄せで「以上」と書きます。
以上、送付状の基本的な書き方のビジネスマナーをご紹介しました。
最後に、送付状作成の際のビジネスマナーや注意点をお伝えします。
送付状作成の際のビジネスマナーや注意点は？
送付状作成の際のビジネスマナーや注意点をお伝えします。
- 送付状は書類のいちばん上
- A４サイズ１枚
- パソコンで横書き
送付状は書類のいちばん上
送付状は、送付内容をパッと一目で認識してもらうため、すべての書類のいちばん上に来るように同封します。
FAX送付の場合も同様です。
A４サイズ１枚
他の書類のサイズも考慮する必要がありますが、基本的に送付状はA4サイズ１枚です。
２枚以上になる場合は、本文の書きすぎです。
ただ、添付書類が多く、２枚になる場合もあるかもしれません。
その場合は、「別紙ご参照ください。」などと添えておきます。
パソコンで横書き
最近では、パソコンで送付状を作成することがほとんどです。
いったん横書きでフォーマットを作ってしまえば、書き換えて使用ができるので便利ですよね。
けれども、コピーしたものをそのまま、書き換え忘れてしまった送付状をこれまで何度も目にしたことがあります。
ビジネスマナーとして、あるまじき失態です。きちんと確認をして送付するようにしましょう。
