本記事では、英語のリマインドメールについてまとめています。
英語でリマインドメールを作成する場合の注意点や具体的なフレーズ例・メール例などをご紹介しています。
目次
リマインドメールとは？英語でメールを作成する場合の注意点
リマインドメールとは、何かを催促したり忘れないように念押しで送るメールのことです。
例えば下記のようなメールがリマインドメールです。
- 請求書についての支払い催促
- 来週予定されている会議についてのお知らせ
- 仕事で依頼したレポートの提出日についての確認
日本語のメールでは普段もこのようなメールを書かれているかもしれませんが、英語で催促するのは少しハードルが高く感じるかもしれませんね。
そこで、英語でリマインドメールを書く際の書き方やポイントについて解説します。また、記事の後半で英語リマインドメールの具体的なフレーズや例文ものせているので是非参考にしてみてください。
英語リマインドメールの書き方とポイント
英語でリマインドメールを書く際には下記の3つのポイントに注意しましょう。
- 件名で緊急性が分かるように
- 丁寧な表現を使う
- 要求を明確にする
件名で緊急性が分かるように
リマインドメールを送るということは、何か目的があるはずです。
- 急ぎ支払いをしてほしい
- アポイント日程を忘れないように
- イベントの参加を促す
このように目的があるメールなので、とにかくまず注目させてメールを開いてもらう必要があります。
そのためには、メールの件名から重要性や緊急性が分かるように工夫しましょう。
丁寧な表現を使う
リマインドメールは、催促という特性上きつい印象を与えてしまいがちです。
そのため、明確に要求はしつつも丁寧な表現を使ってなるべくイメージを和らげるようにしましょう。
あくまで丁寧ではあるけれどしっかりと要求を通す、というのがポイントです。
要求を明確にする
件名の部分とも重なりますが、リマインドメールでは相手にしてほしいことを明確にすることを意識しましょう。
- 支払いについて確認してほしい
- 日程について確認してほしい
などといったことです。
解説してきたような3つのポイントを意識することで、相手の関係性を悪くすることなくこちらの要望を伝えることができる英語のリマインドメールを書くことができます。
【関連記事】【ポイントと具体例】英語のリマインドメール書き方
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英語のリマインドメールで使えるフレーズ
英語のリマインドメールで使うことのできるフレーズをいくつかご紹介します。
分類すると、下記のようなフレーズがあります。
- リマインドメールであることを伝えるフレーズ
- 内容を伝えるフレーズ
- 締めフレーズ
リマインドメールであることを伝えるフレーズ
下記のようなフレーズを使うことで、リマインドメールなのだということを伝えることができます。
- Just a friendly reminder about ～
～についてのリマインドメールです - This is a reminder that ～
～についてのリマインドメールです - I just wanted to follow up and make sure that ～
～について確認させて下さい
内容を伝えるフレーズ
次に、具体的な内容を伝えるフレーズです。
支払いの催促やアポイントの確認など、場面によって使い分けましょう。
- We have a team meeting scheduled for this Tuesday at 10 am in the conference room.
（カンファレンスルームで今週の火曜日10時からチームミーティングがあります。） - Your payment for invoice #33456 is now overdue.
(33456番のインボイスの支払が遅延しています。） - You have an appointment with us tomorrow at 3 pm.
（明日の午後3時からアポイントがあります。） - I sent you some ideas last week. Have you had a chance to look at them?
（先週いくつかアイデアを送りました。見てもらいましたでしょうか？）
締めフレーズ
リマインドメールの最後に使用すると効果的なフレーズです。
感謝や思いを伝えることで、返信をもらう確率を高めることができます。
- We would appreciate it if you could provide the requested information as soon as possible.
（要望した情報についてできるだけ早くご提供いただけると有難いです。） - If you have any questions, please don’t hesitate to reach out.
（何か疑問がありましたら、気兼ねなく連絡ください。） - If you have any questions, feel free to reach out to me.
（何か疑問がありましたら、気兼ねなく連絡ください。）
英語のリマインドメール具体例
最後に、リマインドメールの具体的な例をいくつかご紹介します。
- 支払いについてのリマインドメール
- 打ち合わせについてのリマインドメール
- 休暇申請についてのリマインドメール
支払いについてのリマインドメール
Subject: Final Reminder – Invoice #42111
Hi Kate,
I’m just writing to remind you that your payment for invoice #42111 is now overdue. The payment due date was 2nd March 2020, and we have yet to receive payment.
We would appreciate it if you could make a payment as soon as possible. If you have any questions or concerns, please contact us.
Thank you,
Shinpei Sato
件名：インボイス42111番についての最終リマインド
ケイトへ
42111番のインボイスの支払いが遅れていることについてのリマインドメールです。支払い期限は2020年3月2日でしたが、まだ振込が確認できていません。
すぐにお支払をお願いします。質問や懸念があれば連絡をください。
敬具
佐藤 慎平
打ち合わせについてのリマインドメール
Subject: Upcoming Zoom Meeting – tomorrow at 13PM
Hi Team Member,
Just wanted to send a quick reminder about our upcoming Zoom meeting. It will be tomorrow at 13PM. The meeting ID is 12345, and the password is ABC.
The agenda for the meeting is attached.
We hope to see you all there!
Kind regards,
Mizuki
件名：直近のZoomミーティングについて（明日の13時）
チームメンバーへ
直近のZoomミーティングについてのリマインドメールです。明日の13時から開催されます。ミーティングIDは12345、パスワードはABCです。
アジェンダを添付しています。
お会いできるのを楽しみにしています！
敬具
瑞樹
休暇申請についてのリマインドメール
Subject: Leave request for September
Hi John,
I sent you a request for leave earlier this week, 6 September 2020. I’m planning to attend a wedding with my family. Can you kindly confirm whether my request for a leave of absence has been approved?
Once my leave request is approved, I can book my flight. If you’d like to discuss my request, please let me know.
Regards,
Hiroki
件名：9月の休暇申請について
ジョンへ
今週初めに、2020年9月6日の休暇申請を送りました。家族の結婚式に出席を予定しています。休暇申請の承認可否について確認をお願いできますでしょうか？
休暇申請が承認され次第、飛行機を予約したいと考えています。もし調整が必要な場合は連絡をください。
敬具
弘樹
例文を参考に、色々な場面でのリマインドメールを作成できるようにしましょう。
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まとめ
