ビジネスにおいて、電話を取るのが苦手な若い人が増えているようです。
会社宛にかかってきた電話は、何コール目に取るのが、ビジネスマナーとして適切なのでしょうか。
あまり待たせてはいけないとはいえ、すぐに取っていいものなのかも迷いますよね。
そこで、ここでは、ビジネスマナーとして、電話は何コール目に取るのが良いのかについて、詳しく見ていきたいと思います。
目次
電話は何コール目に取るのがビジネスマナーとして適切？
ビジネスでは、電話は3コール以内に取るのがマナーと言われています。
1コール3秒程度となりますので、3コールで約10秒です。
受話器を持って、相手が電話に出るのを待っている方からすると、10秒は意外に長く感じてしまいます。
そのため、それ以上長くなると、「長く待たされている」と感じてしまいます。
打ち合わせや確認の電話なら、ある程度は構わないかもしれません。
しかし、ビジネスでは、クレームや問合せ・申込みなどの電話を受けることもあります。
そうすると、よりクレームを増長させてしまう可能性が考えられます。
また、機会損失になってしまう可能性もあります。
そのため、3コール以内に出るのが良いとされています。
そうすると、早く出た方が良いということになりますので、1コールなったら即、電話を取るのは良いことなのでしょうか。
1コール目で電話を取るのはビジネスマナー違反？
逆に、1コール目で電話を取るのはビジネスマナー違反となります。
1コール目ですぐに取ってしまうと、相手の電話では、まだコール音が鳴っていない可能性があります。
そのため、ビックリしてしまうかもしれないので、良くないとされています。
ただ、このあたりは会社の方針に従うのが良いでしょう。
会社によっては、少しでもお客様を待たせない方が良いとの理由で、出来る限り早く受話器を取るようにしているところもあるようです。
では、万が一、4コール以上待たせた場合には、どのように対応するのが良いでしょうか。
4コール以上待たせた場合には？
4コール以上待たせた場合には、お詫びの一言を添えのが良いでしょう。
- 大変お待たせいたしました
- お待たせして申し訳ございません
このような一言を添えるだけで、印象は大きく異なります。
電話を何コール目で取るのがビジネスマナーとして適切なのかということですが、3コール目までが良いとされています。
ただ、会社の方針にも寄りますので、そのあたりは、会社の方針に従いましょう。
いずれにしても、4コール以上待たせた場合には、お詫びの言葉を添えると、より良い印象となることは間違いありません。
