ビジネスマナーとして、メールのやりとりは重要です。
ただし、宛名の書き方などに間違いがあると、失礼になってしまうことも！
ですので、ここでは、ビジネスマナーとしてのメールの宛名の正しい書き方を詳しく見ていきたいと思います。
また、社内・社外での正しいメールの宛名の書き方についても見ていきたいと思います。
目次
ビジネスメールの宛名書き方！基本のマナーは？
ビジネスメールの宛名の書き方の基本のマナーは以下となります。
会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋敬称
例としては、以下のように宛名を記載するのが基本となります。
人事部
部長
佐藤太郎様
ここで基本的な注意点があります。
- 役職名に様を付けない
- 御中と様の両方を付けない
- 株式会社の略称を用いない
役職名に様を付けない
丁寧に書こうとするがゆえにやってしまいがちです。
こちらは、間違った表現となります。
役職名には、敬意が含まれているので、さらに「様」を付けるのは間違っています。
正しくは、以下のような表記です。
また、以下のような書き方でも問題ありません。
御中と様の両方を付けない
こちらも、上記と同じような表記の間違いです。
人名に「様」が付いているため、会社名の御中は不要となります。
株式会社の略称を用いない
宛名の社名の株式会社を㈱などと省略しないように注意が必要です。
その他にも、社内・社外宛のビジネスメールとしてのマナーで、注意すべきことについて、見ていきたいと思います。
社内・社外のビジネスメールのマナーとして注意点は？
社外宛のビジネスメールのマナーとして注意点
まずは、社外宛のビジネスメールとしてのマナーで、注意すべき点は以下となります。
- 敬称は「様」
- 役職は高い順に並べる
- 相手の氏名がわからないときは「ご担当者様」
敬称は「様」
社外宛のメールとして送る場合には、相手の敬称は、「様」が無難でしょう。
「さん」や「殿」は不適切に思われる可能性があります。
役所などの公的機関から送られてくるメールや文書では、宛名が「殿」になっていることがあります。
このあたりは、時代錯誤を感じますね。
役職は高い順に並べる
複数の宛名を書く場合ですが、この場合には、当然、役職の高い順に宛名を記載します。
営業部第一営業課
△△部長
□□課長
◇◇様
この場合、メールの宛先の順も、役職の高い順にした方が良いです。
ただし、メールの宛先の順は、送受信の環境などによって、順序が異なる可能性があります。
ですので、それほど気にする必要はないかと思われます。
相手の氏名がわからないときは「ご担当者様」
送り先の部署はわかるが、担当者の氏名がわからない場合などには、「ご担当者様」という表現を用います。
例えば、採用に関する場合は、以下のようにします。
人事部
採用ご担当者様
「人事部御中」だけでも問題ありませんが、何の要件なのか、わかりやすいほうが、スムーズに進みますよね。
社内宛のビジネスメールのマナーとして注意点
社内宛のビジネスメールとしてのマナーについてです。
- 社内の場合は会社名は不要
- 敬称の付け方は社内ルールに従う
社内の場合は会社名は不要
当然ですが、同じ会社同士であれば、宛名の最初に、社名は不要となります。
敬称の付け方は社内ルールに従う
会社によって、敬称の用い方にルールがある場合もあります。
フラットな雰囲気の会社では、役職名で呼ばずに、全員、「さん」付けで呼ぶなどという場合もあります。
ですので、「様」を付けるのか「さん」を付けるのか、また、役職名は不要なのかどうかは、会社のルールに従うのが良いでしょう。
これら以外にも、ビジネスメールの宛名の書き方に関するマナーがあります。
その他のビジネスメールでのマナーについて
その他にも、ビジネスメールの宛名の書き方に関するマナーとして以下のようなものがあります。
- 各位の使い方
- CCの使い方
各位の使い方
複数人を宛先にする場合には、宛名を「各位」とします。
社内全体の場合には、「各位」とします。
人事部全体などの場合は、「人事部各位」などのように宛名を記載します。
また、「各位」は敬語で、みなさまという意味を表します。
そのため、社内だけでなかく、社外宛にも用いることができます。
ただし、その他大勢宛に思われる可能性があるので、重要なものは個人宛にした方が無難です。
CCの使い方
送信先が多くなる場合、全ての人を宛名にせず、メインの人だけを宛名にし、その他の人をCCに入れるという方法もあります。
開発部△△様
（cc ◇◇様、□□様、●●様）
ちなみに、CCとは、カーボン・コピー（Carbon Copy）の略です。
カーボン・コピーとは、複写の意味で、宛名以外の人には、参考までに複写を送るというイメージですね。
このように、ビジネスメールのマナーには、色々と注意すべき点があります。
せっかく内容が良くても、宛名がおかしかったり、失礼だと台無しになってしまいます。
上記を参考に、宛名にも注意を払って、良いメールでのやりとりを心掛けましょう！
