会社に勤める社会人にとって上司との良好な関係は、仕事をする上で非常に重要なファクターです。
そして、その良好な関係を維持するためには「報連相」が必要不可欠となります。
特に、メールを使った報連相は、資料を添付できたり相手の都合の良い時間に確認してもらえるなどメリットも多いです。
そうであれば、上司にメールを送る際のビジネスマナーを心得ておく必要がありますね。
そこで、ここでは、ビジネスマナーとしてメールを上司に送る場合のポイントや注意点について、詳しく見ていきたいと思います。
目次
上司にメールを送る場合の基本のビジネスマナーとは？
そもそも、上司にメールを送る場合の基本のビジネスマナーを確認しましょう。
- メールで伝えて良い内容かどうかの判断
- できる限り早く返信する
順にもう少し詳しく見ていきます。
メールで伝えて良い内容かどうかの判断
そもそも、メールではなく口頭で伝えるべき内容というものもあります。
急を要する用件や込み入った相談などの場合はメールではなく直接伝えるべきですよね。
また、口頭で伝えるのと文字で伝えるのとでは伝わり方も若干変わります。
口頭とメールとをうまく使い分けていく必要があります。
できる限り早く返信する
返信の必要のないメールが送られてきた場合でも、「承知しました」と返信をしましょう。
目を通した、確認したということを伝えるためです。
そしてその返信はできるだけ早い方が望ましく、相手に対して好印象を与えられるでしょう。
以上、上司にメールを送る場合の基本のビジネスマナーでした。
次に、上司にメールを送る場合の書き方のビジネスマナーを見ていきましょう。
上司にメールを送る場合の書き方のビジネスマナーとは？
上司にメールを送る場合の書き方のビジネスマナーを見ていきましょう。
- 簡潔な内容
- 分かり易い件名
- 適切な言葉遣い
- 宛名
順番に詳しく見ていきます。
簡潔な内容
結局何が言いたいのか分からないようなメール内容は絶対NGです。
結論をまず最初に持ってきて、メールの意図が確実に伝わるようにしましょう。
箇条書きは見た目にも読みやすいので適度に活用しましょう。
分かり易い件名
一目で内容が分かるような件名にする必要があります。
また、重要な連絡の場合は件名に【重要】などと付けることで、重要度を表すことができます。
適切な言葉遣い
上司は目上の人ですから、当然敬語が欠かせませんよね。
さらにそれは適切であることが求められます。
しかし、世の中のビジネスシーンでは間違った敬語の使い方も多々見られます。
こちらの記事では、間違えやすい敬語の一覧を掲載しています。ぜひご覧ください。
宛名
1人に送る場合
1人に送る場合、宛名は「さん」か「役職名」を名字につけます。
会社によっては、呼び方を統一させていることもあるので、そのルールに従ってください。
目上の相手ですから、「様」や「殿」を使いたくなるかもしれませんね。
しかし、これらの敬称は社外の相手に対する敬称です。
したがって、社内の上司に対して使用することはありません。
複数に送る場合
複数送る場合には「各位」を使用しましょう。
例えば、部長・課長・係長の3名に対して同じ内容のメールを送るとします。
その場合、「〇〇部長、〇〇課長、〇〇係長」のように連名では書かずに、「各位」とだけ記載します。
「各位」は複数の相手に対する敬称ですから、上司に宛てたメールで使用しても失礼にはあたりません。
以上、上司にメールを送る場合の書き方のビジネスマナーでした。
最後に、上司にメールを送る場合の書き出しと締めくくりフレーズをご紹介します。
上司にメールを送る場合の書き出しと締めくくりフレーズ集！
上司にメールを送る場合の書き出しと締めくくりフレーズをご紹介します。
書き出しフレーズ
メールの本分は、挨拶をしてから書き始めるのが基本です。
単刀直入に用件を書く始めることのないようにしましょう。
メールの書き出しフレーズと言えば、
- 「お疲れ様です。」
- 「お忙しいところ失礼いたします。」
が、基本と言えるでしょう。
中には、このようなフレーズを不要と考える人も居るようです。
ですが、これらは「おはようございます。」「こんにちは。」や「こんばんは。」の代替的挨拶と考えるのが一般的ですね。
締めくくりフレーズ
書き出し同様、メールの締めくくりもある程度定型があります。
など、書き出しに比べて多少バリエーションがありますね。
どんなシチュエーションにも合うものをいくつか覚えておくと便利ですね。
