ビジネスメールを送る場合に、初めての相手の場合には、どのような点に注意すべきでしょうか。
特に初めての相手なのでマナーには気を付けたいですよね。
どのような書き出しが良いのか、件名はどのように付ければ良いのか、不安になる人も多いのではないでしょうか。
そこで、ここでは、ビジネスメールのマナーとして、初めての相手の場合の注意点について、詳しく見ていきたいと思います。
目次
初めての相手へビジネスメールを送るときに注意するべきマナーは？
初めての相手へ、ビジネスメールを送るときに注意するべきマナーは以下となります。
- 失礼のないように
- 冒頭に「初めまして」を入れない方が良い？
- 簡潔でわかりやすい内容
失礼のないように
当然ですが、ビジネスメールなので、失礼のないようなものにしなければいけません。
言葉遣いを丁寧にすることや、正しい敬語を使うなど、基本的なマナーに注意が必要です。
また、メールを送る時間帯なども意識しましょう。
初めてのメールで基本ができていないと、相手の信頼を失うことになりかねません。
冒頭に「初めまして」を入れない方が良い？
送信する相手によっては、日々、大量のメールを受信している可能性があります。
そのような相手の場合、「初めまして」が書き出しのようなものは、営業メールやスパムメールとみなされる可能性があります。
開封され、きちんと読んでもらえないと意味がないので、そのようにならない工夫が必要です。
簡潔でわかりやすい内容
初めてのメールに限らず、ビジネスメールでは、簡潔に内容が伝わらなければいけません。
伝えたいことが伝わるように、簡潔でわかりやすい内容にしましょう。
では、初めて送る相手へのビジネスメールは、どのような書き方の流れになるのでしょうか？
初めての相手に送るビジネスメールの書き方の流れは？
初めて送る相手へのビジネスメールの書き方の流れは、以下となります。
- 件名
- 宛名
- 挨拶
- 自己紹介
- 本題
- 締め
- 署名
件名
何のメールかわからなければ、開封してもらないかもしれません。
そのため、件名に関しては、「どのような用件」で「誰から」送られてきたのかがわかるようにする必要があります。
【ご挨拶】株式会社○○ △△△△（氏名）
【担当変更のご連絡】株式会社○○ △△△△（氏名）
ビジネスメールの件名の書き方については、こちらの記事も参考にして下さい。
宛名
ビジネスメールの宛名の書き方の基本のマナーは以下となります。
会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋敬称
例としては、以下のように宛名を記載するのが基本となります。
人事部
部長
佐藤太郎様
ビジネスメールの宛名の書き方は、こちらの記事も参考にしてください。
挨拶
何度かやりとりをした相手には「お世話になっております」という挨拶が使えます。
しかし、初めて送る相手にはそれに応じた挨拶が必要となります。
「初めて連絡をしたこと」「初めての連絡に関するお詫び」と入れると良いでしょう。
【例】
初めてメールを差し上げます。
初めてご連絡差し上げます。
突然のご連絡失礼いたします。
自己紹介
挨拶に続き、自分が誰なのかを伝えるために、自己紹介をします。
宛名と同様に、自分自身のの会社名と部署、氏名を記載します。
本題
自己紹介まで終われば、ようやく本題となります。
ここでは、「なぜ連絡したのか」「相手に何を求めるのか」を簡潔にわかりやすく伝えます。
締め
本題の後には、マナーとして締めの文章を付け加えます。
相手へのお詫びや気遣いで締めくくることで、丁寧な印象を与えましょう。
【例】
急なお願いで恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い致します。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。
署名
最後に署名となります。
メールの署名に必要な内容は以下となります。
- 会社名
- 所属する部署・課
- 役職
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
- WebサイトのURL
ビジネスメールの署名の付け方については、こちらの記事も参考にしてください。
これらの書き方の流れを踏まえた、初めての相手に送るビジネスメールの文例を見ていきたいと思います。
初めての相手に送るビジネスメールの文例！
初めての相手に送るビジネスメールの文例をご紹介いたします。
初めての相手に営業メールを送る場合の文例
＜件名＞〇〇についてのご案内 株式会社〇〇 山田太郎
＜本文＞
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
突然のメール失礼いたします。〇〇株式会社△△部 〇〇課の山田 太郎と申します。
弊社の新サービス「〇〇」のご紹介の件でご連絡いたしました。
弊社は〜のようなツールを提供しております。
貴社のWebサイトを拝見したところ〇〇事業の業務改善にお役立ちできるのではと思い、ご連絡させていただきました。
もしご興味をお持ちいただけるようでしたら、30分程度ご説明に上がれればと存じますので、
下記日程よりご都合の良い日時をご返信いただけると幸いです。
◯月◯日 ◯時〜◯時
◯月◯日 ◯時〜◯時
◯月◯日 ◯時〜◯時
ご多用の折恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 太郎
〒000-0000 大阪府○○
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
MOBILE：000-0000-0000
Mail：***@*******.co.jp
URL：https://***.com/
――――――――――――――――――――――――――――――
見積もりを依頼するメールの文例
＜件名＞△△見積もりのお願い 株式会社〇〇 山田太郎
＜本文＞
株式会社〇〇 ご担当者様
初めてメールさせていただきます。〇〇株式会社△△部 〇〇課の山田 太郎と申します。
本日は、貴社サービス〇〇のお見積りをいただきたく、ご連絡いたしました。
下記の要件にて、お見積りをいただけますと幸いです。
—————————————
商品名：〇〇
数量：〇〇
仕様：〇〇
納期：〇〇
—————————————
お手数ではございますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆
○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 太郎
〒000-0000 大阪府○○
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
MOBILE：000-0000-0000
Mail：***@*******.co.jp
URL：https://***.com/
紹介された新規の取引先にメールを送る場合の文例
＜件名＞【□□株式会社 〇〇様からのご紹介】株式会社〇〇 山田太郎
＜本文＞
〇〇株式会社 総務部 御中
初めてご連絡させていただきます、株式会社〇〇 山田太郎と申します。
□□株式会社 〇〇様からのご紹介で、今回ご連絡いたしました。
弊社は、〜のようなツールを提供しております。
貴社の〇〇事業でお役立ちするかと存じます。
にご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ貴社へ伺わせていただきたいと考えております。
大変お手数ではございますが、下記までご連絡いただけますと幸いです。
何卒宜しくお願いいたします。
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-
○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 太郎
〒000-0000 大阪府○○
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
MOBILE：000-0000-0000
Mail：***@*******.co.jp
URL：https://***.com/
前任から取引先を引き継いだ場合に送るメールの文例
＜件名＞【担当変更のご連絡】株式会社○○ 山田太郎
＜本文＞
○○株式会社
営業部 △△様
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
株式会社○○ 山田太郎と申します。
この度、◯月◯日をもちまして、前任の××に代わり貴社の担当として新しく着任いたしましたため、ご挨拶の連絡をさせていただきました。
至らないこともあるかと存じますが、一日も早くお役に立てるよう努めます。
前任者同様にご指導賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。
後日、改めてご挨拶にお伺いしたく存じますが、取り急ぎメールにてご連絡差し上げます。
今後ともどうぞ宜しくお願いいたします。
・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*
○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 太郎
〒000-0000 大阪府○○
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
MOBILE：000-0000-0000
Mail：***@*******.co.jp
URL：https://***.com/
・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*
初めての相手にビジネスメールを送る場合には、失礼のないようにしたいものですね。
上記を参考に、良い取り引きが行えるようにしましょう！
