社会人となると、日々、ビジネスメールのやりとりが発生します。
ビジネスメールに関して、「どこまで返信すれば良いのだろうか」「返信の際に正しくマナーを守れているのだろうか」などと不安になる人もいるでしょう。
そこで、ここでは、ビジネスメールの返信マナーについて、詳しく見ていきたいと思います。
目次
ビジネスメールの返信マナーについて！
必ず守っておきたい、ビジネスメールの返信マナーについては、以下となります。
- できるだけ早めに返信する
- 業務時間外のメールは避ける
- 送った側で終わらせる
- Ccに対しては返信不要
- 「返信不要」に対しては相手によって返信を判断する
できるだけ早めに返信する
できれば当日中に返信することが望ましいでしょう。
遅くとも、翌日には返せるようにしましょう。
今は、チャットやLINEなどのツールでビジネスのやりとりを行う人も増えてきています。
そのため、ビジネスメールに関しても、返信にスピード感が求められてきています。
業務時間外のメールは避ける
早く返信する方が良いとはいえ、業務時間外に返信するのは、マナー違反となります。
相手から来た時間が遅い場合などは、翌日の早めに返信するようにしましょう。
ビジネスメールを送る時間のマナーについては、こちらの記事も参考にしてください。
送った側で終わらせる
ビジネスメールに関して、どこまで返信すれば良いのかという疑問や悩みを持つ人も多いかと思います。
基本的には、最初に送った側で終わらせるのがマナーとなります。
そのため、相手側から来た場合で、締めのメールが送られた場合には、それ以上返信する必要はありません。
Ccに対しては返信不要
自分がCcで受信したメールは、基本的に返信不要です。
情報の共有や参考の意味で送られてきているので、メールの内容を把握しておけば良いです。
ただし、メールの中で自分に対する質問がある場合は返信が必要です。
その場合には、ほかのCcは残したまま送信するのがマナーとなります。
「返信不要」に対しては相手によって返信を判断する
メールに「返信不要」と記載されている場合があります。
このような場合、返信するのかどうか、非常に悩みますよね。
ただ、「返信不要」と記載するのは、相手の手間を配慮してくれているのが理由です。
そのため、返信がマナー違反となるわけではありません。
目上の人であったり、取引先の人であれば、返信しても良いでしょう。
上記以外にも、ビジネスメールの返信の際の注意点があります。
ビジネスメールの返信の際の注意点は？
その他のビジネスメールの返信の際の注意点は以下となります。
- 件名は変更しない
- 件名の「Re:」はそのままに
- 引用返信が基本
- 基本的に署名は付ける
件名は変更しない
ビジネスメールでは、「何か1つ話題」について、やりとりをしているはずです。
面談のアポについてや、何かの商談についてなど。
そのため、返信する際にも、メールの件名は変えないようにしましょう。
ビジネスメールの件名に関するマナーについては、こちらの記事も参考にしてください。
件名の「Re:」はそのままに
また、そのまま返信すると、件名に「Re:」が付きます。
しかし、件名を返信しないというルール同様、この「Re:」に関しても、消さないようにしましょう。
何に対して返信しているのかわかるようにする必要があるためです。
引用返信が基本
返信メールを送る場合には、引用返信が基本です。
そのため、相手のメッセージがメールの下に表示されていても問題ありません。
わざわざ消してしまうと、これまでのやりとりを振り返れなくなってしまいます。
また、相手のメッセージの一部を引用する場合には、「＞」の記号を付けて引用します。
基本的に署名は付ける
また、ビジネスメールでは、返信かどうかに関わらず、基本的に署名は付けるようにしましょう。
ビジネスメールの署名に関するマナーについては、こちらの記事も参考にしてください。
これらのビジネスマナーを踏まえたビジネスメールの返信の例文について、見ていきたいと思います。
ビジネスメールの返信の例文をご紹介！
マナー違反にならない、ビジネスメールの返信の例文は以下となります。
日程調整のメールに対する返信メール
お世話になっております。
株式会社××の○○です。
日程調整のご連絡、誠にありがとうございます。
お打ち合わせにつきましては、ご連絡頂いたうち、以下の日程でお願い申し上げます。
＞○月○日（○）○時〜
お忙しい中大変恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
——————
署名
——————
日程変更をお願いする場合の返信メール
お世話になっております。
株式会社××の○○です。
日程調整のご連絡、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございません。
急遽、出張が入ってしまい、いずれの日程も都合をつけることができません。
大変恐縮なのですが、再度、日程調整をお願いできますでしょうか。
○月○日（○）○時〜
○月○日（○）○時〜
上記日程でのご調整が難しい場合には、ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
急なお願いとなり大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
——————
署名
——————
相手の提案を断る場合の返信メール
お世話になっております。
株式会社××の○○です。
この度は、ご提案をいただき、誠にありがとうございました。
ご提案内容について、社内で会議を重ねましたが、条件が合わず、誠に残念ながら今回は見送らせていただきたいと思います。
この度は非常に素晴らしいご提案をいただきまして、心より感謝申し上げます。
また機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
——————
署名
——————
お礼を伝える場合の返信メール
お世話になっております。
株式会社××の○○です。
この度は、お忙しい中、ご訪問のお時間をお取りいただき、誠にありがとうございます。
当日は、何卒、よろしくお願いいたします。
貴社にとって、貢献できるように良い提案をさせていただきたいと思います。
それでは、当日、お会いできることを楽しみにしております。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
——————
署名
——————
お詫びを伝える場合の返信メール
お世話になっております。
株式会社××の○○です。
この度は、弊社の不手際により、
大変、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ありません。
原因を調査したところ、製品に不具合が見つかりました。
故障した製品に関しては早急に新しいものと交換させていただきます。
弊社より新しい商品をお送りさせていただきますので、
不良品に関しては、着払いでご返送くださいますようお願い申し上げます。
以後、このようなことがないよう、再度、マニュアルを徹底し、
再発防止に努める所存です。
メールでのご連絡となってしまい、大変恐縮ではありますが、
お詫びのご連絡を申し上げます。
——————
署名
——————
上司への返信メール
お疲れ様です。
○○です。
資料をご確認いただき、ありがとうございます。
ご指摘いただいた件については、
早急に修正いたします。
よろしくお願いいたします。
——————
署名
——————
ビジネスメールの返信は悩むことも多いです。
上記を参考に、ビジネスマナーを守ったメールの返信を心掛けましょう！
