ビジネスメールを送る際に、件名をどのように付ければ良いか悩むことはないでしょうか。
始めて送る場合には、自分の名前を入れるべきかどうか、用件がいくつもある場合にはどうすれば良いか、マナー違反にならないように不安になりますね。
そこで、ここでは、ビジネスメールを送る際の、件名の付け方のマナーについて、詳しく見ていきたいと思います。
目次
ビジネスメールの件名の付け方のマナーやルールとは？
ビジネスメールの件名を付けるときに注意したいマナーは以下となります。
- 1つの用件につき1つの件名
- 件名は空白にしない
- 件名は長くなり過ぎない
- 初めてのメールでは氏名を入れる
- 【 】を用いて読みやすくする
1つの用件につき1つの件名
メール本文に関しても、基本的には、色々な話題を入れるのではなく、1つの用件につき、1通のメールを送信することになります。
ですので、メールの件名に関しても同様です。
1つの用件に対して、1つの件名を付けることになります。
件名は空白にしない
ビジネスメールのマナーでは、件名は必ず入れるようにしましょう。
メールソフトやブラウザでは、件名なしのまま送信しようとすると、警告がでますよね。
ですので、件名は空白にしないようにしましょう。
件名は長くなり過ぎない
また、件名に関しては、あまり長くならないようにしましょう。
というのも、あまり長くなっても、受信「メールボックスのメール一覧では、件名の表示される文字数が限られています。
特に、最近では、スマホでビジネスメールを確認するという人も増えています。
そのため、件名は長くても20文字程度にするのが望ましいでしょう。
初めてのメールでは氏名を入れる
初めてメールを送る場合には、自分自身の氏名を件名に入れるようにしましょう。
そのようにすることで、「あのときに名刺交換した○○さんだ！」とわかってもらえます。
【 】を用いて読みやすくする
また、20文字程度の件名に関して、長々とメリハリなく書いてしまうと、非常に読みづらくなります。
そのため、【 】などを用いて、わかりやすくまとめましょう。
ビジネスメールの件名は、具体的に簡潔にするのがポイントとなります。
ビジネスメールの件名は具体的に簡潔に！具体例
では、具体例を交えて、具体的に簡潔なビジネスメールの件名について、見ていきたいと思います。
- 初めてメールを送る場合
- 挨拶のメールを送る場合
- お礼を伝えるメールの場合
- お詫びのメールの場合
- 問合せのメールの場合
- アポを取るメールの場合
それぞれについて見ていきたいと思います。
初めてメールを送る場合
【ご挨拶】株式会社○○ △△△△（氏名）
初めてメールを送る場合には、件名に、会社名と氏名を入れるとメールを開いてもらいやすいでしょう。
挨拶のメールを送る場合
【ご挨拶】××より担当を引継ぎました
【担当変更のご連絡】株式会社○○ △△△△（氏名）
挨拶のメールを送る場合にも、社名であったり、前任者の氏名を件名に入れることで、スムーズにやりとりができます。
お礼を伝えるメールの場合
【御礼】〇月〇日ご面談の御礼
【御礼】〇〇へのご協力の御礼
お詫びのメールの場合
【お詫び】○月○日の発注書ご記載について
【お詫び】先ほどのメールの添付漏れ
問合せのメールの場合
【お問合せ】○○の件について
【お伺い】○○の進捗について
アポを取るメールの場合
【日程調整】○○の打ち合わせについて
【ご面談のお願い】株式会社○○ 氏名
基本的に、件名の初めに、【 】で何の用件かわかるようにし、その後に具体的な内容を添えると、相手に伝わりやすいものとなります。
では、ビジネスメールの返信では、件名は変えたほうが良いのでしょうか？
ビジネスメールの返信時は件名を変える？変えない？
ビジネスメールでは、返信するときには、件名は基本的には変えません。
ただし、明らかに話題が変わるときには、新たに、その内容で件名を付け直すがマナーとなります。
件名に相手の名前が入っているときなど、そのまま返信しても良いものなのか、悩むこともありますよね。
ただ、話題が、その件名に関するものである限り、メール返信の際には、件名は変える必要はありません。
また、ビジネスメールの返信に関しての注意点は以下です。
- 件名は変更しない
- 「Re:」は削除しない
- 過去のメールのやりとりも削除しない
件名は変更しない
今、何についてのやりとりをしているのかがわかるように、件名は変更しないのがマナーとなります。
これは、件名を変えてしまうと、話題が代わり、新規のメールだと誤解を与えてしまうからです。
「Re:」は削除しない
メールを返信しようとすると、件名に「Re:」と入ってしまいます。
人によっては、「このまま返信すると失礼なのでは？」と思うようです。
しかし、「あなたのメールに対してリアクションしていますよ」とわかるように、「Re:」は削除しないのがマナーとなります。
過去のメールのやりとりも削除しない
また、何度も返信をやりとりしていると、メール本文がかなり長くなってきてしまいます。
これも、残したままだと失礼だし、不便だと考える人もいます。
しかし、一つの話題についてのやりとりなので、食い違いなどを避けるため、遡って見れるように、過去のやりとりは残しておきましょう。
このように、メールの件名というのは、内容同様に非常に重要となります。
上記を参考に、良いビジネスメールのやりとりをしましょう！
