先方の会社の人と挨拶をしたり、顔合わせをする際に応接室を利用することはよくあると思います。
お客様を招き入れ、自社の応接室に案内することもありますし、反対にこちらから訪問し、応接室に通されることもあります。
どちらの立場にしても、社会人として応接室にまつわるビジネスマナーは知っておきたいところです。
そこで、ここでは、応接室に関するビジネスマナーについて、案内方法から席順・訪問マナーまで見ていきたいと思います。
目次
応接室へ案内する場合のビジネスマナーは？
まずは、応接室へ案内する場合のビジネスマナーについて見ていきましょう。
- 応接室までスマートな案内
- 応接室の扉の掛け方
- 応接室に入室してから
応接室までスマートな案内
「2階の応接室にご案内します」と行き先を告げ、お客様の左斜め前方を相手のペースに合わせて歩きます。
エレベーターを用いるときは、エレベーターに関するビジネスマナーを守りましょう。
進行方向を手で示し、曲がるときには「こちらを左に曲がります」と声を掛けましょう。
応接室の扉の掛け方
応接室に到着したら、ドアを3回ノックし、扉を開けます。
担当者が既に入室している場合は、「○○様がお見えです」と声を掛けます。
また、扉が外開きの場合は扉を大きく開けたまま押さえ、お客様を先に通します。
内開きの場合は、「お先に失礼いたします」とお断りしてから扉を開けて入室し、扉を押さえてお客様を通します。
応接室に入室してから
「どうぞこちらへおかけください」と上座をすすめます。
担当者が不在の場合は、「○○は間もなく参りますので少々お待ちくださいませ。」とお伝えし、退出します。
以上、応接室へ案内する場合のビジネスマナーについて見てきました。
次に、応接室の席順に関するビジネスマナーをご紹介します。
応接室の席順に関するビジネスマナーとは？
次に、応接室の席順に関するビジネスマナーをご紹介します。
既に「上座」というワードが出てきましたが、ビジネスマナーにおいて「上座・下座」の席順は必須です。
上座・下座の考え方
基本的に席順は、入口から一番遠い奥の席が上座となり、反対に入口に一番近い席が下座です。
応接室のソファの席順
以上、応接室の席順に関するビジネスマナーをご紹介しました。
最後に、他社へ訪問した場合の応接室でのビジネスマナーを見ていきましょう。
他社へ訪問した場合の応接室でのビジネスマナーは？
最後に、他社へ訪問した場合の応接室でのビジネスマナーを見ていきましょう。
- 上座を勧められても一度は断る
- 荷物は床に置く
- 携帯電話はマナーモードか電源OFF
- 飲み物は勧められ、相手が手をつけてから
上座を勧められても一度は断る
お客として訪問した場合でも、いきなり上座に座るのはビジネスマナー違反です。
特に応接室で相手を待つ場合は下座に座り相手を待つのがスマートなマナーです。
相手の方が入室されると必ず上座に座ることを勧めらますので、それから上座に移るのが本来の正しいマナーです。
ただし、最近では、勧められたなりに上座に座るのが主流になっています。
荷物は床に置く
鞄や荷物を机の上に置くのはビジネスマナーとしていただけません。
必ず座る席の床に置きます。この際、利き手側に置くと資料の取り出し等がスムーズです。
携帯電話はマナーモードか電源OFF
顔合わせ中や商談中に携帯電話が鳴ることのないよう、マナーモードか電源を切っておきましょう。
バイブレーション機能も音が気になるので、切っておくのが無難です。
飲み物は勧められ、相手が手をつけてから
応接室では飲み物が出されることが多いですが、手のつけ方にもびじねすまなーがあります。
飲み物は相手に勧められて相手が手をつけてから、飲むようにしましょう。
勧められていない段階や、まだ相手が手をつけていない段階で飲むことのないよう注意しましょう。
