電話がかかってきて英語だと緊張する・・・
電話だと緊張して簡単な表現さえも出てこなくなってしまう・・・
そんな風に感じてしまうこと、ありますよね。
ビジネスでの電話対応は、ネイティブでもこういった動画で勉強するくらいなので今出来ていなくても安心してください。
電話で使われる表現のパターンを知っていると、たとえ緊張してしまっても何とか話をすることができます。
少しでも英語での電話対応の助けとなるよう、多くの使える例文をご紹介します。
電話を受けるとき、かけるときなど場面ごとに分けているのであなたの状況に合った例文を見つけることができますよ。
この記事は、多くのネイティブからの情報を元に作成しています。
目次
電話を受けるときに使える例文
電話開始時
プルルルと電話がかかってきて、電話を受けたとき最初に使える例文です。
ABC company. Can I help you?
「会社名 + 用件伺い」という一番シンプルなパターンです。慣れない内はこれだけでも十分です。
Hello, this is Takeshi. How can I help you?
「挨拶 + 自分の名前 + 用件伺い」というパターンです。
少し慣れてきたら、この例文のように自分の名前も伝えると丁寧な印象となります。
Hello, thank you for calling ABC. This is Takeshi, how can I help you?
「挨拶 + 会社名 + 自分の名前 + 用件伺い」というパターンです。
丁寧・プロフェッショナルな印象を与えることができます。
【相手が名乗っていない場合】名前をきく
相手が名前を名乗っておらず、名前をききたい場合に使える例文です。
Who’s calling please?
May I ask who’s calling?
May I have your name please?
【相手が名乗った後の場合】名前をきく
相手が名乗った名前をききとれなかった。そんな場合はこんな表現で対応しましょう。
I’m sorry, I didn’t catch your name.
保留をお願いする
Could you please hold on?
難しい場合はとりあえず
Hold on, please.
でもよいですが、ビジネスのやり取りでは
Could you～？・Would you～？
の表現を使えるようにトライしていきましょう。
Just a moment, please.
日本人であれば一番この表現が馴染みがあるかもしれません。こちらも、
Would you mind holding for just a moment?
という表現にできるとよりプロフェッショナルな印象になります。
逆に相手から、Would you mind～？できかれた場合は、No problem.と答えましょう。
保留で待ってもらった後
保留にして待ってもらった後はこのような例文を使って感謝を伝えましょう。
Thank you for holding.
I’m sorry to keep you waiting.
不在を伝える
I’m afraid～やI’m sorry～に続けて、不在を伝えるのが丁寧で良いです。
I’m afraid Mr.Suzuki is away from the office.
I’m sorry, Mr.Suzuki is not here today.
I’m sorry, Mr.Suzuki is in a meeting right now.
希望に応えられないとき
無理な要求を言われた場合も、I’m afraid～などを使って丁寧に断るようにしましょう。
I’m afraid I can’t give you that information.
Sorry, but I’m not allowed to give details about that.
締め
電話の最後は感謝の表現で終わりましょう。
Thanks for calling.
Thanks for calling and have a great day.
Thank you for calling. I will make sure to give him the message.
最後の表現のように、締めのタイミングで電話の内容を確認できれば印象が良いですね。
電話をかけるときに使える例文
続いて、こちらから電話をかけるときに使える例文の紹介です。
【誰かにつないでほしい】電話開始時
Hello, May I speak to Mr.Mike, please?
I’d like to speak to Mr.Mike if he’s available, please?
慣れてきたら2個目の表現が使えると丁寧な印象となります。
【何らかの問い合わせがしたい】電話開始時
Hi, I’m calling to ask about product A.
Hi, I’d like to buy the latest version of software A, please.
I’m calling to ～
や
I’d like to ～
という表現を使って、問い合わせの意図を明確にしましょう。
伝言を残したいとき
Can I leave a message for him?
電話があったことを伝えたいとき
Could you tell him that I called, please?
折り返し電話がほしいとき
Could you ask him to call me back, please?
締め
こちらから電話をしたときも、もちろん感謝の表現で終えましょう。
Thank you very much. Have a good day.
Thanks for your help. Have a good day.
【その他状況別】電話対応で使える例文
電話中によくある状況での使える例文をいくつかご紹介します。
通信状態が悪い
I’m sorry, we have a bad connection. Could you give me your number and I’ll call you right back?
I think we have a bad connection. Could you speak a little louder, please?
もう一度言ってほしい・ゆっくり話してほしい
I’m sorry, could you repeat that?
Would you mind speaking a little more slowly?
スペルを教えてほしい
Could you spell that for me, please?
How do you spell that, please?
番号間違ってますよ
I’m sorry, you have the wrong number.
【上手くなくてもよい】電話対応は丁寧に
今回下記のような例文をご紹介しました。
- 電話を受けるときに使える例文
- 電話をかけるときに使える例文
- 【その他状況別】電話対応で使える例文
メールと違い電話対応は瞬時に対応する必要があるので、焦りますよね。
最初に書いた通り、ビジネスの電話対応はネイティブでも苦手な人がいます。
ネイティブでない僕達が苦手なのは当たり前なので、今回紹介したような例文で丁寧な表現を心掛けながらも自分でできる範囲の表現で対応していきましょう。
電話対応だけでなくメールについても知りたい！という方は参考記事がありますので、是非ご参考下さい。
