- 英語でメールを書くときの挨拶ってどう書けばいいのだろう
- 具体的な挨拶のフレーズが知りたい！
そんな疑問に答えるべくこの記事では、
- 英語メールの挨拶表現を使うときのポイント
- 挨拶表現フレーズ集
について解説・紹介しています。
メールを送ろうとしているシーンにふさわしい挨拶表現を使って好印象な英文メールにしましょう！
ビジネスからカジュアルまで、色々なメール書き出しのポイントやフレーズまとめた記事が下記となりますので、こちらも是非ご参考下さい！
目次
英語メールの書き出し挨拶表現を使い分けるポイント
メールでは、最初の一文で印象が決まってしまいます。
Hi! How are you?
から始まっていればネガティブな内容のメールではないと分かりますし、
I’m sorry about〜
から始まっていれば、謝罪についてなのだと分かりますよね。
どのようなシーンでどのような挨拶表現を使うべきなのか？いくつかポイントを解説します。
ビジネスシーンでは無難な挨拶を使う
基本的にビジネスにおいては無難な挨拶を使うよう心がけましょう。
例えば、
- Good morning.
- Hello.
などといった挨拶表現です。
相手と親しい場合はカジュアルな挨拶でも良いのですが、相手が不快に感じるリスクを考えると無難な方を選ぶのがよいです。
具体的な表現については後でも紹介していますが、ビジネスメールでの書き出しについては下記の記事でも詳しく紹介しているので参考にしてみてください。
カジュアルシーンでは明るく
反対に相手のことをよく知っている場合の個人メールなどでは
- Hi!
- Hey!
のような感じで明るくいきましょう。
- How was your vacation?（休みはどうだった？）
- How are the kids?（子供達は元気？）
などと近況を尋ねるのも良いですね。
カジュアルなメールでの書き出しについても詳しく紹介している記事がありますのでご参考下さい。
謝罪メールの場合は挨拶よりもまず謝る
何かについて謝らなければならない場合は、挨拶よりも謝罪することを重視しましょう。
- I’m really sorry that we charged you twice. (二重で引き落としをしてしまい申し訳ございません）
- I apologize for the misunderstanding.(誤解を招いてしまい申し訳ございません)
挨拶表現は入れず、Dear〜で宛名を書いた後にこのような書き出しでまずは謝罪の意を示しましょう。
【場面別】英語メールでの書き出し挨拶表現フレーズ集
場面別に挨拶表現として使えるフレーズをまとめましたのでご紹介していきます。
定番の挨拶
いつでも使える定番の挨拶表現です。
フォーマル・カジュアルなどシーンに関わらず使用することができるので迷ったらこれらの挨拶表現を使いましょう。
- Hello
- Hi
- Good morning/afternoon/evening
ビジネスシーン
主にビジネスシーンで使えるフォーマルな挨拶表現です。
- I hope this email finds you well.（お元気でしょうか）
- I hope you’re doing well.（お変わりないかと思います）
カジュアルシーン
カジュアルな挨拶表現です。親密さによってはビジネスシーンで使うこともできますので、仲が良いと確信できる場合は使ってみてもよいでしょう。
- How are you?（元気？）
- How was your weekend?（週末はどうだった？）
- How was the trip?（旅行はどうだった？）
- Hey!
返信するとき
相手からのメール返信時に限り使える表現です。日本語訳はカジュアルですが、ビジネスシーンでも使うことができます。
- It’s great to hear from you.（連絡をくれてありがとう）※長い間連絡をとっていない場合が多い
- Thanks for your email.（メールをくれてありがとう）
- Thank you for the quick response.（早速の返信ありがとう）
- I apologize for the delay.（返信が遅れてごめんなさい）
目的を伝えるとき
メールの冒頭から内容や目的を伝えたい場合の表現です。
- I’m emailing you to〜（〜についてメールをしました）
- I am contacting you to〜（〜のために連絡しました）
- I am writing to〜（〜についてメールを書きました）
- I’m reaching out because…（〜のために連絡しました）
感謝を表すとき
何かをしてもらって感謝を表したいときはこんな表現を使うことができます。
- Thank you for〜（〜についてありがとう）
- Thank you so much.（本当にありがとう）
- I sincerely appreciate～（～について本当に感謝しています）
- Thank you for your assistance.（色々とありがとう）
良い報告をするとき
- It’s my pleasure to inform you〜（〜の報告ができることをうれしく思います）
- I am pleased to inform you〜（〜の報告ができることをうれしく思います）
悪い報告をするとき
- I regret to inform that〜（残念ながら〜をお伝えしなければなりません）
- Unfortunately, 〜（残念ながら、〜）
- I’m afraid〜（〜を恐れています） ※〜に期待に添えない内容を書く
やり取りしているトピックのフォローをするとき
既に何かやり取りをしている内容についてメールを送る場合に使うことができる表現です。
- As we discussed on our call, 〜（電話で話をした通り、〜）
- To follow up on our meeting, 〜（会議の内容についてです、〜）
相手が複数のとき
相手が複数のときは、挨拶表現はそのままで宛名の部分を変えましょう。
- Dear All（皆様）
- Dear Sales Team（セールスチーム御中）
などを使うことができます。
Dear All,
Hello.
〜本文〜
Dear Sales Team,
Good morning.
〜本文〜
特定の相手が分からないとき
会社の代表メールに送る場合など特定の宛先が分からない場合は、宛名の部分にこんな表現が使えます。
- To Whom It May Concern（ご担当者様）
- Dear Sir/Madam（ご担当者様） ※少し古い印象の表現
To Whom It May Concern,
I am writing to〜
〜本文〜
Dear Sir/Madam,
I’m reaching out because〜
〜本文〜
まとめ
