- 英語でお願いしたいとき、リマインドメールってどのように書けばいいのだろう・・・
- 相手を不快にさせないような表現が知りたい
そんな思いにお応えできるようこの記事では、
- 英語でリマインドメールを書くときに注意すべきポイント
- 具体的なリマインドメール例文
について解説しています。
相手との関係性を保ちつつ、こちらの要望もしっかり伝えることのできるメールを作ることができるようにしましょう。
英語のリマインドメールについてまとめた記事は下記にあります。
目次
英語でリマインドメールを書くときの注意点
リマインドを促す英語メールを書く場合、下記の3つのポイントに注意しましょう。
- 件名でリマインドを伝える
- 丁寧な表現を使う
- 要求を明確にする
それぞれについて解説します。
件名で緊急性が分かるように
リマインドメールを送るということは、何かを催促することが目的です。
商品を出荷させたいのか、支払いをしてもらいたいのか、目的は様々かと思いますがまずは緊急・重要なメールだということを認識してもらわなければなりません。
相手にメールを確実に開いてもらわなければならないのです。そのために、「Urgent」や「Reminder」などの表現を件名に入れて緊急性を目立たせるようにしましょう。
- Response Required: Payment Reminder
- Final Reminder – Invoice #99103
丁寧な表現を使う
リマインドメールは催促が目的のため、内容自体きつく感じてしまう可能性があります。
そのため、なるべく丁寧な表現を使って和らげるようにしましょう。不快にさせない形で伝えるべきことはしっかりと伝えるというのが最も理想的です。
例えば下記のような表現を使うと良いでしょう。
- I hope you are well.（お元気でしょうか）※メールの最初の部分の挨拶として使う
- Please can you confirm~?（～について確認してもらえませんでしょうか？）
- Can you please reply to confirm~?（～について確認の返事をもらえませんでしょうか？）
- I just wanted to follow up on~（～についてフォローアップさせて頂きたいのですが）
要求を明確にする
リマインドメールでは、相手にしてほしいことを明確にするように意識しましょう。
- 迫っているミーティングについて日程を確認してほしい
- 遅れている支払いについて確認してほしい
- お願いしている仕事について進捗を教えてほしい
など、何をしてほしいのか？が分かるようにします。
例えば下記のような例文です。
- I would be grateful if you could confirm to me today that you can attend the meeting.
（ミーティングに出席できるか本日連絡をお願いします。） - Please pay the invoice immediately.
（すぐに支払いをお願いします。）
これらのポイントを押さえてリマインドメールを書いていきましょう。
具体的なリマインドメールの例文をいくつか紹介します。
【場面別】英語のリマインドメール例文
英語でリマインドが必要なのは様々な場面があります。
いくつかの場面別で、具体的なリマインドメールの例文を紹介していきます。
支払いについてのリマインドメール
Subject：Final Reminder – Invoice #12345
Dear Mr.Syu,
This is the last reminder of your overdue invoice, invoice attached.
Please pay the invoice immediately.
The next step in our process is to proceed with legal actions without any further communication, please pay immediately or contact us if you would like to make another financial arrangement with us.
*If payment has recently been made, please ignore this reminder!
Thank you for your cooperation.
Best regards,
ABC
件名：Invoice#12345への最終通告
シュウ様
添付の請求の支払い期限切れについて、最後の通告となります。
すぐにお支払いをお願いします。
お支払い頂けない場合、法的手段をとらせて頂くことになりますのですぐにお支払い下さい。別のお支払方法をお考えの場合はご連絡下さい。
※もし入れ違いでお支払頂いている場合、このメールは無視してください！
ご協力に感謝致します。
敬具
ABC社
Webミーティングのリマインドメール
Subject：Meeting tomorrow – Please confirm
Dear all,
This is a friendly reminder that we have a Zoom meeting tomorrow at 5PM. If you can no longer attend, please let me know.
Looking forward to meeting you all!
Taro Tanaka
件名：明日のミーティングについてー確認お願いします。
各位
明日5時のZoomミーティングのリマインドメールとなります。もし出席できない場合はご連絡下さい。
お会いできるのを楽しみにしております！
田中 太郎
仕事のリマインドメール
Subject Line : Action Required-Sales Report
Hi Lei,
I hope your week is off to a good start!
I’m reaching out because I’m still waiting on sales report from you, which I was expecting to receive last week.
Please let me know when I can expect to receive it. I do need it urgently, since the project due date is coming up soon, so it would be great if you could get back to me as soon as possible.
Kind regards,
Minoru Sato
レイへ
仕事は順調でしょうか！
先週もらえると思っていた君からの営業レポートについて確認したく連絡をしました。
いつもらえるのか教えて下さい。プロジェクトの締め切りが違いので、一刻も早く必要です。
敬具
佐藤 実
まとめ
