【簡単・丁寧】英語でリマインドメールを送ろう

英語でリマインドメールってどう書くのだろう？

ビジネスなので丁寧なリマインドメールを送りたい！

そんな風に思っていませんか？

この記事では、

英語リマインドメールの書き方
英語リマインドメールの具体例

について解説・紹介しています。

丁寧なリマインドメールで良い関係を壊すことなく、必要な連絡ができるようにしましょう。

英語リマインドメールの書き方
1. 件名にはReminderを入れる
2. 丁寧なリマインドメールを書く
  1. Hiを使ってややフレンドリーな感じに
  2. 書き出し表現は1歩へりくだるイメージで
【シーン別】英語リマインドメールの具体例
まとめ

英語リマインドメールの書き方

件名にはReminderを入れる

リマインドメールを送る際には、何より件名が大切です。

件名にReminderを入れることで、メールを開かずともリマインドメールと分かりことで注意を促すことができます。

見出し（全角15文字）

Reminder: Unpaid invoice no – AW980
A Reminder for our upcoming meeting
Final Payment Reminder

丁寧なリマインドメールを書く

リマインドメールはそもそもが催促する内容のため、丁寧な表現にするくらいでちょうど良いバランスとなります。

丁寧なリマインドメールにするには、

挨拶
書き出し

の表現を工夫しましょう。

Hiを使ってややフレンドリーな感じに

挨拶はHiを使うと柔らかい印象を与えることができます。

極端にフォーマルなシーンで無い限りは問題無く使うことができます。

例文

Hi there,
Hi Mr.Mike,
Hi Tom!

書き出し表現は1歩へりくだるイメージで

メール書き出しの部分は、1段へりくだるイメージがよいです。

最初に自分が1段下がっておいて、要求はしっかりと書きましょう。

あえて1段下がるのであって、「申し訳ない」というスタンスにならないよう例文を参考にニュアンスをつかんでみてください。

例文

I know how busy you must be managing your team.
It was lovely to meet you and the team yesterday.
Thank you so much for～

1段へりくだるイメージが難しい場合は、書き出し部分にも挨拶表現をもってきましょう。

例文

I hope you are well.
Good morning.
Hello.

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【シーン別】英語リマインドメールの具体例

よくあるビジネスシーンのリマインドメールの例をご紹介します。

他のシーンでも催促をするという目的であれば応用がきくので、参考にしてみてください。

会議のリマインド

会議がもうすぐ実施されるので忘れないでね、というニュアンスのリマインドメールです。

具体的な日時も忘れないように記載しましょう。

例文

Hi Tim,

I hope your week is going well.

The Sales team is prepping for the Q4 Planning meeting this coming Thursday, June 24th at 10 am.

I appreciate your time here and look forward to hearing your ideas.

Best,

Michiko

締め切り・期日についてのリマインド

書類の提出期日が迫っているのでお願いね、というニュアンスのリマインドメールです。

もし、期日が過ぎてしまっている場合に提出を催促したい場合はもう少し強めの表現がよいでしょう。

例文

件名: Deadline Reminder

Dear Ms. Smith,

Hello.

I’m writing this email to remind you that the project deadline is approaching. On the 23rd of January, I will expect to receive all the required documents. Hope everything goes smoothly.

In the meantime please let me know if you need anything from me.

Kind regards,

Kenji

2回目以降のリマインド

繰り返しリマインドメールを送らなければならない場合の例です。

件名に2回目のリマインドだということを入れたり、少し強めの表現にして催促しましょう。

例文

Subject: 2nd Reminder：Unpaid invoice no – AW980

Dear John Max,

This is my second email to you. And I am not sure if you have opened the previous one. I suspect you are very busy, but I’d appreciate if you could take a moment and look over the invoice when you get a chance.

Please let me know if you have any questions.

Jun