メールで打ち合わせの日程調整をする場合も、ビジネスのやりとりであればふさわしい英語表現を使いたいものです。
とはいえ、何からどうやって書いたらよいのか意外と難しかったりもします。
そこで今回は、日程調整をするということに絞って簡単にビジネス英語のメールが書けるような方法をご紹介します。
全く書き方すら分からないという方はコピペで使って頂いても良いですし、内容を色々盛り込みたい方は今回の内容をベースに追加していくこともできますので是非ご参考下さい。
目次
メールでの打合せ日程調整4ステップ
ビジネス英語で打ち合わせの日程調整メールを書きたい場合、基本形は下記のステップです。
- 挨拶
- 打合せが必要な理由
- 返信の要求
- 結び
まずは例文を見てから、1つ1つのステップについて見ていきましょう。
4ステップを使った日程調整メールの例
Dear Ms.Smith,
I hope this email finds you well.
I am writing to request a meeting with you to discuss new project.
Please tell me your available dates and timings and I will adjust accordingly.
Best Regards,
Masaki
新しいプロジェクトについて打ち合わせをしたい、という内容のメールです。
これでも十分伝わるので、まずはこれくらいシンプルな構成でいきましょう。
挨拶
Dear Ms.Smith,
I hope this email finds you well.
この部分です。
ほぼ定型文をあてはめるだけなので、深く考えることはありません。
メール最初の書き出し部分については、【ビジネス英語】コピペで使えるメール書き出し表現で詳しく説明していますので是非ご参考下さい。
打ち合わせが必要な理由
I am writing to request a meeting with you to discuss new project.
次に、打ち合わせが必要な理由を書きましょう。打ち合わせの目的を書くと考えてもよいです。
- I am writing to〜
- I would like to〜
- I’m getting in touch because〜
なぜ打ち合わせが必要なのか？明確にすることが大切です。
返信の要求
Please tell me your available dates and timings and I will adjust accordingly.
「あなたの都合の良い日を教えてください」ということですね。
こんな表現も可能です。
Please let me know when and where you would prefer to meet.
結び
Best Regards,
挨拶と同じく、定型文で締めましょう。
メールでの結びの書き方についても記事でまとめていますので、【ビジネス英語】使えるメール結びの表現をご参考下さい。
【好印象】追加ステップ-日程の提示
そう感じる方もいらっしゃるかと思います、そしてその感覚は間違っていません。
都合の良い日を教えて？ときくと人によっては少し答えにくいなー、と思ってしまいます。
何食べたい？ときいて「なんでもいいよ」って言われるのと似ていますかね笑
相手が答えやすいように、できれば候補日程はこちらから提示しましょう。
4ステップ + 1ステップ
追加のステップは「日程の提示」です。
このステップを入れるだけで親切で返信しやすいメールになります。
先ほどと同じ例で見てみましょう。
Dear Ms.Smith,
I hope this email finds you well.
I am writing to request a meeting with you to discuss new project.
Please tell me your available dates and timings and I will adjust accordingly.
Alternatively, I suggest the following times:
- 9/12-10AM
- 9/14-11AM and 2PM
- 9/16-9AM and 1PM
Best Regards,
Masaki
下記の部分が追加されていますね。
Alternatively, I suggest the following times:
・9/12-10AM
・9/14-11AM and 2PM
・9/16-9AM and 1PM
メールを受け取った相手はこの日程から選べば良いので、返信しやすくなります。
web会議でない場合は、場所も入れるとより親切です。
日程の提示に使える表現
日程や場所を提示する際にはこのような表現を使うことができます。
- I would like to meet at 10AM on 3/18 at your office.
- I would suggest meeting at 6/8-3PM.
日程調整では、相手のことを考える
相手のことをどれくらい知っているかで、どのようなメールを送るのが良いかも変わってきます。
よく知っている人で都合も分かっているから、火曜日と水曜日を避ければ大丈夫だろう。
あまり話をしたことがない人だから、いきなり日程を送るのは避けよう。
など、相手がどう思うかを考えて日程調整のメールを作成しましょう。
