仕事をしていく中で、取引先を接待にメールでお誘いする機会があると思います。
相手に失礼がないよう、気を付けたいですよね。
要点をわかりやすく、好印象を持ってもらえるお誘いメールを送りたいものです。
しかし、どのように書けばいいか、悩むのではないでしょうか。
そこで、ここでは、接待のお誘いメールを送る時の、注意点や書き方、例文を詳しく紹介していきます。
目次
お誘いメールを送る時の注意点
お誘いメールを送るときは、早めの連絡とお店の候補を決めておくことが重要です。
順番に詳しくみていきます。
接待のお誘いメールはできるだけ早く送る
１か月前までにはお誘いするのが一般的です。
年末年始のように、イベントが多い時期には取引先のスケジュールが埋まってしまう可能性があります。
特に重役を誘う場合は、スケジュールが埋まりやすい為、２～３か月前にお誘いするのもよいと思います。
お誘いメールが遅くなると、日程調整が難しく、接待の機会を逃してしまうかもしれません。
ある程度お店の候補を決めておく
お店選びには、相手の好みやアレルギー、立地や予算など大事なポイントがたくさんあります。
せっかく日程が決まっても、予約が取れないような事態は避けたいですよね。
お店の候補を決めたら、キャンセルポリシーや仮予約が必要かなどをしっかり確認しておきましょう。
接待の予定がなくなっても、お店側の迷惑にならないよう配慮も必要です。
ここまで、お誘いメールを送るときは、早めの連絡とお店の候補を決めておくことが重要について紹介してきました。
次に、お誘いメールの書き方についてみていきます。
お誘いメールの書き方
接待のお誘いメールは、わかりやすい内容で送ることが大切です。
わかりやすい件名にする
接待のお誘いメールであることが、件名でわかるようにします。
そうすることで、メールが紛れても見つけやすくなりますよね。
例えば、
- 接待の日程について
- 接待の日程調整の件
このように一目でわかるようにするのが良いと思います。
長すぎると、見逃してしまう可能性があります。
件名には、重要な項目に絞るのがよいでしょう。
相手が日程調整しやすいように配慮する
相手に喜んでもらうために接待をするのに、気を使わせてしまうのは避けたいですよね。
候補日をいくつか設定をする、都合の良い日を教えてもらうなどするのが良いでしょう。
その他にも、ビジネスメールの基本の型である、あいさつ文や署名も忘れずに。
ここまで、接待のお誘いメールは、わかりやすい内容で送ることが大切について紹介してきました。
最後に、接待のお誘いメールの例文を紹介します。
接待のお誘いメールの例文
接待のお誘いメールの例文を紹介していきます。
まずは、すでに接待の日程が決まっている場合のお誘いメールの例文です。
営業部 〇〇様
株式会社□□の営業部□□でございます。
お食事へご招待したくご連絡を差し上げました。
下記の日程で予定しておりますので
ぜひともご出席賜りますようお願い申し上げます。
・場所：〇〇〇
・住所：〇〇市〇〇町〇〇１-２-３
・お店の電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
ご参考までにご覧くださいませ。
その際は〇〇様のご都合のよろしい日時をお聞かせ願えれば幸いでございます。
署名
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株式会社〇〇〇〇
専務取締役 〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△、営業部の△△と申します。
さて、この度は弊社営業部長の〇〇より申し付かりまして、
お食事へご招待致したくご連絡を差し上げました。
ご多用中恐れ入りますが、〇月〇日以降の下記日時で
ご都合のよろしい日程をご教示いただきたく存じます。
【候補日時】
・〇月〇日（〇）
・〇月〇日（〇）
・〇月〇日（〇）
もしもご都合が合わない場合は、ご遠慮なく申し付けくださいませ。
その際は〇〇様のご都合のよろしい日時につきまして
２～３日候補をいただければ幸いです。
ご予定はこのメールにて私〇〇までご返信くださいますよう
お願い申し上げます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご日程を調整頂きますよう、何卒宜しくお願い申し上げます。
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署名
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署名のマナーやテンプレートについて下記URLで紹介をしています。
よければ一緒に参考にしてくださいね。
